인사관리의 효율성과 휴가 사용을 체계적으로 관리하기 위해 연차휴가 관리 방식을 입사일 기준에서 회계연도 혹은 특정일을 기준으로 연차휴가를 관리하는 기업들이 늘어나고 있습니다.

회계연도나 특정일을 기준으로 기존의 연차휴가 관리방식을 변경하려고 할 때 인사담당자가 알아야 할 절차와 방법에 대해서 알아봅시다.

상시 근로자 수가 10명 이상인 기업은 취업 규칙 작성 및 신고 의무가 있습니다. 근로기준법에 따르면, 휴가에 관한 사항은 취업 규칙 기재사항이므로 연차휴가 관리 방식을 변경하고자 한다면 취업 규칙의 변경 절차를 준수하여 변경할 필요가 있습니다.

단, 취업규칙에 회계연도나 특정일 기준 운영 가능성에 관한 근거 규정이 이미 존재한다면 변경이 필요하지 않습니다.

💡 [근로기준법 제93조]
상시 10명 이상의 근로자를 사용하는 사용자는 다음 각 호의 사항에 관한 취업규칙을 작성하여 고용노동부장관에게 신고하여야 한다. 이를 변경하는 경우에도 또한 같다.
1. 업무의 시작과 종료 시각, 휴게시간, 휴일, 휴가 및 교대 근로에 관한 사항

일반적으로 취업규칙의 작성이나 변경을 위해서는 근로자의 의견 청취 과정 및 동의가 필요합니다. 이때 사업장에 근로자의 과반수로 조직된 노동조합이 있는 경우에는 노동조합을 대상으로 하며, 노동조합이 없는 경우에는 근로자 과반수의 의견을 들어야만 합니다. 취업규칙이 근로자에게 불리하게 변경될 경우는 동의까지 필요합니다.

고용노동부는 '연중 입사한 근로자에게 불리하지 않을 것'을 전제로 회계연도 등을 기준으로 연차휴가 관리 방식을 인정하고 있습니다. 연차휴가를 회계연도나 특정일 기준으로 변경하는 것은 실제 근로자에게 불리할 것이 없는 사항이므로 과반수 노동조합 또는 근로자의 과반수의 의견 청취 후 취업 규칙을 변경하면 됩니다.

💡 [고용노동부 행정해석]
근로기준법 제59조의 연차유급 휴가를 부여하기 위한 출근율 산정대상기간의 기산일은 근로자 개인별로 정함이 원칙이며, 사업장에서 노무관리의 편의를 위하여 단체협약이나 취업규칙으로 회계연도 등을 기본으로 일률적으로 정할 수도 있을 것이나 그 경우에도 연도 중 입사한 근로자에게 불리하지 않도록 해야 함.

기존의 연차휴가 관리방식을 회계연도(1.1~12.31) 기준으로 변경하고자 하는 사업장의 경우, 1월 1일을 기준으로 1년 미만의 신규입사자의 경우 처음부터 회계연도 기준 연차휴가 관리방식과 동일하게 연차휴가를 관리하면 됩니다.

1) 계속 근로기간이 1년 미만인 근로자에게 1개월 개근 시 1일의 연차휴가는 그대로 부여
2) 전년도 근무기간에 비례하여 연차휴가 계산

기존 재직자의 경우 아래의 방법으로 연차휴가를 부여할 수 있습니다.

• 새로운 방식(회계연도 혹은 특정일)으로 연차휴가를 산정한 첫해에 부여한 연차 휴가와 독립적으로 운영
• 다음해 연차휴가 사용기간까지 연차휴가의 사용 기한을 연장해 연차휴가의 소멸시기를 일괄적으로 처리(단, 연차휴가 사용기한 연장은 개별 근로자의 동의 필요)

예를 들어, 2024년도 1월 1일부터 연차휴가 관리 방식을 회계연도(1월 1일 ~ 12월 31일) 기준으로 변경하는 경우 2022년 5월 1일 입사해 출근율을 충족한 근로자에게 다음과 같이 관리방식 변경을 적용할 수 있습니다.

• 2023년 5월 1일에는 입사일 기준으로 산정한 연차 휴가 15일 부여
  
• 해당 15일의 연차휴가는 2024년 1월 1일 발생하는 연차휴가와는 별개로 2024년 4월 30일까지 사용할 수 있도록 하거나,
  
• 근로자 동의를 얻어 해당 연차휴가 사용기간을 2024년 12월 30일까지 연장 가능

사용기간이 남은 연차휴가의 경우, 근로자의 동의가 있다면 정산시점(2024년 1월 1일)을 기준으로 미사용된 연차휴가를 수당(12월 통상임금 기준)으로 지급할 수도 있습니다. 또한, 연차휴가의 최소가용기간(1년)을 둬 연차휴가의 사용권을 보장하는 것이 좋습니다.

• 가장 마지막으로 입사일 기준으로 부여한 연차휴가 산정 시 제외된 기간을 기준으로 해당 연도의 근속기간에 비례하여 부여
• 변경 도입한 두번째 해부터는 변경된 기준(회계연도 기준)으로 연차휴가 산정

예를 들어, 2024년도 1월 1일부터 연차휴가 관리 방식을 회계연도(1월1일~12월 31일) 기준으로 변경하는 경우 2022년 5월 1일 입사해 출근율을 충족한 근로자에게 다음과 같이 관리방식 변경을 적용할 수 있습니다.

2023년 5월 1일 입사일을 기준으로 연차휴가 15일을 부여했으므로, 회계연도 기준으로 변경되는 첫해인 2024년 1월 1일에는 2023년 5월1일부터 2023년 12월 31일을 기준으로 이에 비례하는 15*(2023.5.1~2023.12.31 기간 내 소정근로일수 ÷ 2023년 총 소정근로일수) 부여

퇴직 시점에는 변경된 연차 기준 발생 총 일수와 입사일 기준 총 연차일수를 비교해 근로자에게 더 유리한 일수를 적용하는 것이 원칙입니다.
만일 단체협약이나 취업규칙, 근로계약 등에 연차휴가 정산 방법에 대한 특별 규정이 있다면 아래와 같이 정산 방법이 달라질 수 있습니다.

1) 퇴직 시 연차휴가 정산 방법에 대한 특별 규정이 없는 경우(단체협약, 취업규칙, 근로계약 등) : 입사일 기준 신청 연차휴가 일수와 회계연도(특정일) 기준 연차 휴가 일수 비교해 근로자에게 더 유리한 방법으로 정산

2) 퇴직 시 연차휴가 정산 방법에 대한 특별 규정이 있는 경우(단체협약, 취업규칙, 근로계약 등) : 해당 규정에 따라 연차 휴가 정산

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우리 회사에 맞는 연차휴가 관리 방식에 맞게 연차휴가 관리 기준을 변경함으로써 인사 업무의 효율성을 높이고 직원들의 휴가 사용을 더욱 체계화할 수 있는데요.

변경 시에는 반드시 근로자에게 제도 변경의 목적과 방법을 명확히 안내해 노사 모두가 만족하는 연차휴가 관리방식 기준 변경 절차가 되도록 하는 것이 좋겠습니다.

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