많은 기업이 여전히 수기, 엑셀, 구글 시트를 활용해 근태를 관리하고 있습니다. 이는 초기 도입 비용이 없고 누구나 쉽게 사용할 수 있다는 점에서 널리 활용되었지만, 기업의 규모가 커질수록 그 한계가 명확해지고 있습니다.

이번 글에서는 수기/엑셀 기반 근태 관리의 단점을 살펴보고, 정확하고 효율적인 솔루션 기반 근태 관리로 전환하기 위해 반드시 고려해야 할 사항을 알아보겠습니다.

수기/엑셀 근태관리는 출퇴근 기록, 연장근무 시간, 휴가 내역 등을 종이 기록부나 엑셀 스프레드시트를 활용해 수동으로 관리하는 방식을 의미합니다. 이러한 방식은 초기 도입 비용이 없고, 익숙한 툴을 사용한다는 점에서 소규모 사업장, 기업, 근태관리 시스템을 도입하지 않은 조직에서 주로 사용합니다.

이러한 방식은 기록 관리의 기초 단계를 제공하지만, 점차적으로 더 복잡하고 체계적인 근태관리가 요구되는 환경에서는 제한되는 사항과 한계를 드러낼 수 있습니다. 아래에서 수기/엑셀 기반 근태관리의 주요 문제점은 무엇이 있는지, 솔루션 기반 근태관리로의 전환이 필요한 이유에 대해 자세히 살펴보도록 하겠습니다.

수기 및 엑셀 방식의 근태 관리는 법적 준수 면에서 여러 리스크를 동반합니다.

1. 근로시간 관리 부실: 수작업 방식에서는 연장근로, 야간근로, 또는 휴일근로 시간이 잘못 계산되어 법적 근로시간 초과 문제가 발생할 가능성이 높습니다. 이는 근로기준법 제50조에 따라 제재를 받을 수 있습니다.
2. 연장근로 및 수당 산정 오류: 엑셀 기반 계산에서는 누락된 연장근로 시간이 발생하거나, 가산수당 지급 기준을 준수하지 못할 가능성이 큽니다. 이는 임금 체불로 이어질 수 있습니다.
3. 휴가 관리 부실: 연차휴가 사용 내역을 체계적으로 관리하지 못하면 근로기준법 제60조에 따라 연차수당 지급 문제 또는 분쟁이 발생할 수 있습니다.
4. 근로계약 및 기록 보존 의무 위반: 근로기준법 제17조와 제42조에 따라 작성해야 하는 근로계약서나 근태 기록이 누락되거나 잘못 보존될 위험이 큽니다.
5. 임금명세서 교부 의무 위반: 근태 기록이 부정확할 경우, 근로기준법 제48조 제2항에 따른 임금명세서 작성과 교부 의무를 이행하지 못할 가능성이 높습니다.

💡 근로기준법 관련법령
- 제50조(근로시간) ① 1주 간의 근로시간은 휴게시간을 제외하고 40시간을 초과할 수 없다
- 제60조(연차 유급휴가) ① 사용자는 1년간 80퍼센트 이상 출근한 근로자에게 15일의 유급휴가를 주어야 한다.
- 제17조(근로조건의 명시) ① 사용자는 근로계약을 체결할 때에 근로자에게 다음 각 호의 사항을 명시하여야 한다. (임금, 소정근로시간, 제55조에 따른 휴일, 제60조에 따른 연차 유급휴가)
- 제42조(계약 서류의 보존) 사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 한다.
- 제48조(임금대장 및 임금명세서) ② 사용자는 임금을 지급하는 때에는 근로자에게 임금의 구성항목ㆍ계산방법, 제43조제1항 단서에 따라 임금의 일부를 공제한 경우의 내역 등 대통령령으로 정하는 사항을 적은 임금명세서를 서면(「전자문서 및 전자거래 기본법」 제2조제1호에 따른 전자문서를 포함한다)으로 교부하여야 한다.

수기와 엑셀 기반 근태 관리는 작업 프로세스의 비효율성을 초래합니다. 관리자는 출퇴근 기록, 연장근로 시간, 휴가 신청 등 개별 데이터를 수작업으로 입력해야 하며, 이를 종합적으로 정리하고 분석하는 데 많은 시간이 소요됩니다.

예를 들어, 직원 수가 수백 명에 달하는 조직에서는 데이터 취합에만 며칠이 걸릴 수 있으며, 근무 형태가 다양하거나 유연근무제를 시행하는 경우, 이러한 비효율성은 더욱 심화됩니다. 특히 근태 데이터를 정기적으로 업데이트하거나 급여 정산에 활용하려면 추가적인 수작업이 필요해, 관리자의 업무량이 기하급수적으로 증가합니다. 또한 여러 관리자가 동시에 엑셀 파일을 수정하거나 업데이트해야 할 경우, 데이터 충돌이나 손실이 발생할 가능성이 높아 관리 효율성이 저하됩니다.

수기 및 엑셀 방식은 대량의 데이터를 체계적으로 관리하거나 분석하기 어렵습니다. 근태 데이터를 종합적으로 분석하려면 출근 기록, 연장근무 시간, 휴가 사용 내역 등을 별도로 정리하고 집계해야 하며, 시간이 많이 소요됩니다.

데이터의 실시간 반영이 어렵다는 점도 주요 문제인데요, 급작스러운 일정 변경이나 직원의 연장근로 요청 등 즉각적인 데이터 수정이 필요한 상황에서, 수기 및 엑셀 방식은 정보 기입의 오류 또는 많은 번거로움을 초래할 수 있습니다.

솔루션 기반 관리 시스템은 근로시간, 휴가 사용 내역, 연장근무 시간 등 모든 근로 데이터를 실시간으로 기록합니다. 이는 수기 및 엑셀에서 발생할 수 있는 데이터 누락, 계산 오류를 제거하며, 최신 노동법 개정 사항이 자동으로 반영되어 법적 리스크를 최소화할 수 있습니다.

근태관리 솔루션은 대규모 근로 데이터를 실시간으로 집계하고, 반복적인 수작업을 자동화합니다.

• 자동화된 보고서: 급여 정산, 연장근로 수당 산출, 휴가 내역 정리 등을 자동 처리하여 관리자의 업무 부담을 크게 줄입니다.
• 근무 일정 관리: 정기적으로 반복되는 스케줄을 템플릿으로 설정하여 실시간으로 업데이트하고 관리할 수 있습니다.

이러한 기능은 유연근무제, 교대근무, 재택근무 등 다양한 근무 형태를 운영하는 기업에 적합합니다.

정부의 유연근무 지원금은 유연근무제를 도입한 기업에 재정적 혜택을 제공하는 제도입니다. 솔루션 기반 근태 관리는 이러한 조건을 손쉽게 만족시킬 수 있습니다.

자동으로 기록된 근태 데이터를 통해 고용노동부가 요구하는 전자적 방식의 자료로 인정받아, 지원금 신청과 같은 행정 절차를 간소화할 수 있습니다.

1. 유연근무제 도입 관련 문서
   • 근로계약서: 모든 유형의 근로자와 체결된 근로계약서를 준비해야 합니다.
   • 취업규칙 및 서면합의서: 취업규칙에 유연근무제 관련 내용이 명시되어 있어야 하며, 근로자 대표와 서면합의서도 필수입니다.
2. 근로시간 기록 및 증빙 서류
   • 전자/기계적 방식의 근태 기록 자료: 선택근무제의 경우, 전자적 또는 기계적 방식으로 출퇴근 시간을 관리한 자료가 필요합니다.
   • 재택/원격근무 증빙 자료: 재택근무 및 원격근무를 시행한 경우, 일자별 근로자 확인 서명자료를 포함해야 합니다.
3. 근로시간 조건 충족 확인
   • 소정근로시간 증빙: 주 35시간 이상, 40시간 이하로 설정된 소정근로시간을 확인할 수 있는 자료가 필요합니다.

💡 유연근무 지원금을 위한 필수 구비 서류 자세히 알아보기

자동화된 근태 기록은 법적으로 인정받는 자료로 활용할 수 있으며, 고용노동부 감독 시 신뢰할 수 있는 근거가 됩니다.

• 비용 절감: 기존의 수기 및 엑셀 방식보다 관리 시간을 줄일 수 있으며, 법적 분쟁 가능성도 낮출 수 있습니다.

솔루션은 직원의 근무 경험을 개선하는 데에도 기여합니다.

• 편리한 근태 확인: 직원들은 모바일 앱으로 자신의 근태 데이터를 실시간 확인하고, 휴가 신청 및 근무 변경 요청을 손쉽게 처리할 수 있습니다.
• 투명성 강화: 근태 기록이 투명하게 관리되므로 노사 간 갈등을 줄이고 직원 신뢰를 높입니다.

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시프티는 클라우드 기반 시스템을 통해 직원의 출퇴근 데이터를 실시간으로 동기화합니다. 위치 또는 Wi-Fi 인증, 모바일 연동 등으로 정확한 근태 데이터를 제공하며, 이를 통해 대규모 조직에서도 신뢰할 수 있는 근태 관리가 가능합니다.

시프티는 유연근무제, 교대근무, 재택근무 등 다양한 근무 제도를 지원하며, 근무일정 템플릿 기능을 통해 대규모 근태 관리도 간편하게 수행할 수 있습니다.

근태 데이터를 기반으로 한 보고서를 자동 생성하며, 정부의 유연근무제 지원금을 신청할 수 있는 기준을 충족합니다.

수기/엑셀 기반의 근태 관리는 관리 효율성과 법적 신뢰성에서 많은 한계를 드러냅니다. 솔루션 기반 근태 관리는 자동화와 신뢰성을 통해 기업의 관리 부담을 줄이고, 데이터 기반의 효율적인 운영을 가능하게 합니다.

2025년에는 시프티로 전환하여, 더 정확하고 효율적인 근태 관리 환경을 만들어보세요!

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