기업에서 온보딩만큼 중요한 것은 바로 오프보딩입니다. 퇴사자 발생 시, 관련된 인사 서류와 데이터, 정보 데이터 관리 등 챙겨야 할 게 많습니다. 현재 조직의 문제와 개선점에 대해서도 살펴볼 수 있는 오프보딩에는 어떤 절차가 있고 무엇이 중요할까요?

인사담당자에게 온보딩만큼 중요한, 퇴사자와 기업을 위한 마무리인 오프보딩 프로세스에 대해 알아보도록 하겠습니다.

조직에서 온보딩(Onboarding) 만큼이나 중요한 것이 오프보딩인데요. 온보딩은 새롭게 입사하는 신입사원이 조직에 수월하게 적응하고, 담당 업무에 필요한 지식, 시스템, 문화 등을 교육하고 안내하는 과정을 뜻합니다. 즉, 회사에 빠르게 적응하고 친해질 수 있는 방법을 알려주는 것을 의미하는데요. 이와 반대의 개념이 오프보딩입니다.

오프보딩(Offboarding)이란, 근로자가 퇴직하거나 이직하는 과정을 관리하고 마무리하는 과정을 말합니다. 즉, 퇴직자와 고용 계약관계를 순조롭게 끝맺기 위한 전반적인 퇴사 절차라고 볼 수 있는데요. 기업 별로 오프보딩을 진행하는 과정이나 내용은 조금씩 다르겠지만, 퇴사 과정을 매끄럽게 진행하고, 기업의 주요 데이터 또는 시스템을 관리해야 하는 만큼 모든 기업에서 퇴직자를 위한 오프보딩을 진행하는 것은 중요한 부분입니다.

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오프보딩을 잘 설계해 퇴직자들과 관련된 기업의 인사 정보, 서류가 잘 마무리될 수 있도록 하는 것은 기업 입장에서 매우 중요합니다. 또한, 인사담당자 입장에서는 오프보딩을 통해 회사 내부 시스템에 대한 접근 및 권한, 데이터 보안, 인사 관련 서류, 인사 정보 데이터 등을 정리하고 관리해야 하므로 가장 중요한 과정이라고 볼 수 있습니다.

기업에서 오프보딩이 중요한 이유를 자세히 살펴보면 아래와 3 가지를 대표적으로 꼽을 수 있습니다.

퇴사자와 인수인계 과정을 통해 담당 업무를 하면서 불편하거나 실무적으로 팀에 개선되어야 할 점이 있을지 피드백을 받아 문서화할 수 있으며, 면담을 통해 퇴사의 사유 및 회사의 장단점 등을 기록해 조직 문화 개선에 필요한 부분은 인사 차원에서 새롭개 개선하고 적용함으로써 기업 이미지를 높일 수 있습니다.

퇴사 절차에서 기업의 데이터 보안 관리 및 유지는 그만큼 가장 중요한 절차 중 하나입니다. 업무 수행에 필요한 이메일 계정, 클라우드 및 내부 시스템 접속 계정, 비밀번호, 회사 내부 정보 등 회사 보안 유지에 필요한 모든 시스템에 대한 접근 차단 과정은 필수로 진행돼야 합니다.

기업 분야에 따라 다르겠지만, 기업의 핵심기술, 정보 등 기밀사항이 유포되는 것을 방지하기 위해 퇴사 과정에 기업 정보 유출 불가 사항에 대한 내용이 담긴 문서에 서명하는 과정을 거치기도 합니다.

퇴사 과정에서 퇴직금 정산, 미사용 연차에 대한 수당, 근로계약 등에 대한 문제를 제기하는 경우가 많습니다. 이러한 과정에서 근로기준법상 발생할 수 있는 법적 문제를 방지하기 위해 사전에 정확하게 근로계약서 및 연차 수당 정산, 급여 정산, 퇴직금 정산 금액 등을 정확하게 확인하고 파악하는 것이 중요합니다.

이직으로 인한 자발적 퇴사를 포함해, 근로자 또는 기업의 상황에 따라 은퇴, 퇴직, 권고사직 등 다양한 퇴직의 유형이 존재할 수 있습니다. 이때 인사담당자는 퇴사의 유형에 따라 오프보딩의 방식이나 절차를 다르게 적용해야 할 필요성이 있습니다.

하지만, 체계적이고, 기본적인 오프보딩의 절차를 갖추고 있다면, 상황과 필요에 맞게 퇴직자들과 올바른 커뮤니케이션을 통해 인사관리에 필수인 조직문화와 팀별 인사관리, 나아가 업무 효율성까지 개선할 수 있습니다.

오프보딩을 설계 시, 일반적으로 다음과 같은 항목을 고려해 체크리스트를 준비해 볼 수 있습니다.

• 퇴사자와의 면담 : 퇴사의 사유를 듣고, 사내 팀과 조직이 개선되어야 할 점을 파악해 인사관리에 필요한 조직문화 개선에 도움이 될 수 있습니다.
  
• 퇴사 절차 관리 및 공지 : 퇴사가 정해지면, 인사팀에서는 필요한 서류를 문서화하고 해당 직원이 부서원들과 업무 계획 및 진행되고 있는 프로젝트 일정을 공유하고 그에 따른 스케줄을 조정하도록 합니다.
  
• 퇴직서 및 필요한 서류 작성 : 퇴직서 작성 및 필요에 따라 비밀 유지 서약서 및 경업금지 등에 대한 서류에 서명합니다. 또한 이 과정에서 기업은 퇴직자에 대한 개인정보를 보장하고, 필수 정보를 제외하고는 정보를 파기하고 퇴사자에게 관련된 내용을 전달합니다.
  
• 급여 및 수당 정산 : 기존 근로계약서를 확인하여, 잔여 연차 및 수당, 퇴직금, 급여, 복지포인트 등에 대한 부분을 꼼꼼하게 살피고 정산해야 합니다.
  
• 인수인계 : 중요한 문서, 파일 등을 후임자 또는 팀원에게 전달하고 퇴사 소식을 알리고 후임자를 소개하거나 연락처를 공유합니다.
  
• 회사계정 삭제 : 후임결정 여부에 상관없이 퇴사자의 회사 계정 및 시스템 접속 권한 등을 삭제 및 필요에 따라 재설정합니다.
  
• 퇴사자 인터뷰 : 회사와 퇴사자 모두 좋게 마무리가 될 수 있는 자리를 만들고, 그동안의 노고에 대한 감사함을 표합니다.
  

성공적인 오프보딩의 기업 사례로 넷플릭스가 가장 많이 언급됩니다. 넷플릭스는 퇴사자가 재직자들에게 보내는 ‘부검메일(Postmortem email)’이라는 오프보딩 절차를 기획해 운영 중입니다. 이 부검메일은 퇴직자와 직속 상사 또는 인사팀과 퇴직 2주 전부터 5가지의 주제를 정해 이야기를 나누고 피드백을 받아 재직자들과 공유하는 퇴직 문화입니다.

여기서 말하는 5가지 주제는 1) 퇴사하는 이유, 2) 회사에서 배운 것, 3) 회사에 대해 아쉬운 점, 4) 앞으로 계획, 5) 직원을 떠나보내는 넷플릭스 입장으로 구성됩니다.

이 과정을 통해 현재의 사내 인사 시스템, 조직 문화를 재점검하고, 직원들이 업무를 통해 어떤 것들을 경험하고 있는지 파악할 수 있는 장점이 있습니다.

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오프보딩은 퇴직자가 기업과의 마지막 인상을 결정하는 단계로 조직을 어떻게 경험하고 기억하고 마무리했느냐에 영향을 미치는 중요한 과정입니다. 퇴사자와 기업에게 모두 긍정적으로 마무리가 될 수 있도록 인사담당자에게는 오프보딩 프로세스를 수립하는 것이 신규 입사자의 온보딩만큼이나 중요할 것 같습니다.

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