그 어느 때보다도 ‘업무 효율성’에 대한 화두가 최근 몇 년 사이 증가했습니다. 주 52시간 근무제와 다양한 유연근무제가 본격화되면서 근로환경과 더불어 근로의 양보다 질에 집중하기 시작한 것인데요.

불필요한 연장근무를 줄이고 업무의 효율성을 높이는 방법은 무엇이 있을지, 이를 개선할 수 있는 시스템을 도입하는 것은 어떨지 함께 알아보도록 하겠습니다.

회사에서 여러 팀들과 함께 근무하는 경우, 가장 많이 시간을 잡아먹는게 바로 ‘회의(meeting)’일 것입니다. 그렇다고 모든 회의가 업무에 지장을 주는 것은 아닙니다. 사내 업무 커뮤니케이션과 원활한 진행현황 공유를 위해서는 정기적인 미팅이 반드시 필요하기 때문입니다.

다만, 불필요한 회의가 많아질수록 업무의 진도는 늘어지게 됩니다. 불필요한 회의만 줄여도 업무의 반 이상은 해결했다고 해도 과언이 아닐 것인데요. 이때 필요한 것은 바로 회사 업무 진행에 있어 반드시 필요한 회의일지 아닐지를 구분하는 것입니다.

회의 전, 미팅의 목적과 취지, 미팅을 통해 얻고자 하는 목표가 무엇인지 명확한 기준을 두고 이를 팀원들과 검토해보는 것이 좋습니다. 프로젝트 일정을 공유 문서를 통해 타임라인에 맞춰 팔로업을 해도 충분할지, 모든 팀원들이 참여하지 않고 필수 인원만 참석하여 중요한 내용을 빠르게 검토한다든지, 사전에 확인이 필요한 내용만 담당자에게 간단히 컨펌을 받을 수 있을지 등 업무에 대한 규칙을 세움으로써 회의 시간을 줄이는 대신, 본 업무에 집중할 수 있는 시간을 확보할 수 있습니다.

직원들의 업무 효율을 관리하는 일은 지속적이고 반복적으로 개선하면서 완성도를 높여가야 합니다. 팀원이 맡고 있는 업무 성격과 내용이 다르기 때문에 근로의 효율을 높이는 방법도 팀원과 업무에 따라 다를 수 있습니다.

효율을 높이는 방법 중 가장 많이 대두되고 있는 것은 ‘집중 근로시간'입니다. 유연근무제에서 많이 활용되고 있는 집중 근로시간대(코어타임)는, 업무시간 중 팀원들이 모두 집중하여 근무해야하는 집중근무시간대를 말합니다.

이 집중근무시간대에는 팀원들이 모두 업무에 집중함으로써 업무의 효율성을 높일 수 있습니다. 예를 들어, 오전에는 10시부터 11시 30분까지, 오후에는 2시부터 4시까지를 집중근로시간대(코어타임)으로 하는 경우에는 불필요한 티타임, 외출 등을 자제하고 업무에 몰두하도록 하기 때문에 더욱 빠른 팀 업무 처리와 소통이 가능합니다. 다만, 일부에서는 주 40시간 근무제와 코어타임제가 서로 충돌해 유연근무제 시행 효과가 떨어질 수 있다고 판단하여 보다 융통성있게 근무시간을 운용할 수 있는 시차출퇴근제를 진행하기도 합니다. 이 경우, 반드시 근무해야 하는 근무시간을 특정 시간대로 규정하지 않고 일 8시간의 근무시간만 채움으로써 보다 자유롭게 근무시간을 활용할 수 있습니다.

팀 간 원활한 협업을 이루기 위해 우선순위가 낮은 업무는 빠르게 정리하는 것이 좋습니다. 일을 하다 보면 어쩔 수 없이 과도한 업무가 주어지거나 과부하가 걸리는 시점이 있을텐데요. 이럴 때 중요한 것은 비교적 우선순위가 낮은 업무는 보류하거나 담당자 위임을 통해 업무 내용을 축소하는 것입니다.

우선순위가 비교적 높은 중요한 업무가 한 명의 팀원에게 2개 이상 몰릴 경우, 해당 업무를 처리할 수 있는 다른 팀원에게 업무를 일부 위임할 수 있으며 긴급하게 진행해야 하는 프로젝트가 있을 경우 비교적 중요도가 낮고 타임라인이 여유있는 업무를 후순위로 두고 진행하는 것이 좋습니다.

단, 이때 반드시 정확한 데드라인과 함께 업무 진행 현황을 수시로 팀원들과 체크하고 공유하는 것이 필요합니다. 우선순위로 진행해야 할 업무에는 적정한 인원이 배치 되었는데, 주요 담당자들이 모두 참여하고 업무 진행 현황을 알고 있는지, 세부적으로 체크해야할 to-do 리스트는 어떤 것이 있는지를 기록하고 배정하는 것이 좋습니다. 또한, 업무 진행에 있어 필수 인력이 효과적으로 배정되어 있는지 고려해 중요한 업무부터 보다 빠르게 처리할 수 있습니다.

다가오는 2024년의 HR 트렌드 중 하나로 HR 분야의 디지털 자동화를 꼽을 수 있습니다. 업무에 필요한 디지털 기반의 업무환경, 근로환경 구축이 새로운 대세로 자리잡을 것으로 보이는데요. 미국의 글로벌 시장 조사 기관 베리파이드 마켓 리서치 (Verified Market Research)에 따르면, 전 세계 HR 솔루션 시스템 시장 규모는 2020년 156억 달러(약 20조 이상)에서 2028년에는 335억 달러(약 43조 이상)의 규모로 성장할 것으로 예상된다고 합니다.

특히 HR 업무에 필요한 솔루션을 구축해 근태관리, 인력관리, 근무 스케줄 관리, 출퇴근 관리, 급여 정산, 연차 휴가 정산 및 관리, 결재 신청 등 반복되면서 관리하기 까다롭고 복잡한 HR 업무를 자동화하여 회사 전반의 업무 효율성을 높일 수 있습니다.

시프티의 근태관리 및 인력관리 솔루션을 통해 구축할 수 있는 업무 환경을 통해 업무의 효율성을 높여보는 것은 어떨까요?

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업무의 효율성을 제고하는 가장 효과적인 방법은, 사람이 직접 처리할 수 있는 영역과 시스템을 통해 업무 효율을 높이는 방법을 적절하게 병행하는 것입니다.

반복되고 번거로운, 복잡한 업무는 자동화하여 보다 중요한 업무에 집중해 회사의 성과로 이어지도록 사내 업무 환경을 관리해보는 것은 어떨까요?

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