주말을 마무리하고 다시 돌아온 월요일, 피곤함이 가시지 않아서 “오늘 연차를 쓸까?” 하는 마음이 불쑥 들 때가 있습니다. 갑작스럽게 연차를 쓰고 싶은 경우 당일 연차 사용이 가능할까요? 또한, 연차 사용 통지는 언제까지 해야 할까요?

오늘은 연차 사용 통지 시기부터 연차 사용 방법, 신청 절차 등에 대해 함께 알아보도록 하겠습니다.

어제까지 잘 출근했던 직원이 다음날 연락도 되지 않고 결근을 했습니다. 그리고 다음날 출근해서 “어제는 결근이 아니라 연차였어요”라며 팀장에게 연차 사용을 통보했습니다.

이런 경우, ‘기습 연차’라고 이해하기 쉽게 부르기도 하는데요. 이렇게 예고 없이 연차를 쓰고 다음날 통보하는 기습 연차 사용은 문제가 없을까요?

연차휴가는 사전에 연차 사용에 대한 여부를 담당 팀장이나 상사와 확정하는 절차가 필수입니다. 따라서, 사전에 회사에서 승인하지 않은 연차는 휴가로 인정받을 수 없기 때문에 연차를 사용한 것으로 처리할 수 없습니다.

근로자가 청구한 시기에 휴가를 주어야 한다고 하고 있으며, 그 기간에 대해서는 취업규칙 등에서 정하는 통상임금 또는 평균임금을 지급해야 한다. 다만, 근로자가 청구한 시기에 휴가를 주는 것이 사업 운영에 막대한 지장이 있는 경우에는 그 시기를 변경할 수 있다.
[근로기준법 제60조 제5항]

이처럼 연차를 신청할 때, 사용 시기의 선택은 일차적으로 근로자에게 있습니다. 더불어 근로자는 연차휴가의 시기 지정권을 행사할 수 있습니다. ‘시기 지정권’이란 언제부터 언제까지 어떤 휴가를 사용할 것인지를 지정하는 것을 말합니다.

근로자 본인에게 발생한 연차휴가를 구체적으로 사용하려면 근로자는 시기지정권을 행사해야 합니다. 만약, 이를 지정하지 않은 채 연차를 사용한다면 적법한 시기 지정이라고 볼 수 없어서 효력이 발생하지 못합니다.

연차휴가 외에도 질병 휴가(병가), 여름휴가, 휴일, 보상휴가, 휴업, 휴직 등 다양한 휴가 종류가 있을 수 있습니다. 연차휴가는 다른 휴가와 달리 법적으로 유급 처리하는 휴가이기 때문에 사용 기간(언제부터 언제까지)이 명확해야 합니다. 따라서, 명확한 사용 시기를 사전에 알리는 것이 필요합니다.

연차휴가를 사용하는 데 있어 구체적인 조항이나 절차법이 규정되어 있는 법령은 없습니다.
다만, 휴가의 ‘사전 청구 원칙’에 따라 휴가의 방법과 절차에 있어 연차휴가 사용 전 연차 사용일과 기간에 대해 미리 요구하는 것은 근로자와 사용자 간 암묵적인 합의로 이어져오고 있습니다.

연차로 인해 자리를 비우는 동안 해당 업무의 인수인계나 업무상 차질을 최소화하고 인력 재배치가 원활하게 이루어질 수 있게 하기 위함입니다. 이는 사내 규정에 따라 다를 수 있지만, 보편적으로 근로자와 사용자는 근로계약서, 취업 규칙에서 사전 합의를 통해 휴가를 사용할 경우 언제까지 사전에 청구해야 할지를 규정하고 있습니다.

휴가 사용의 청구 방식은 서면으로 꼭 작성할 필요는 없고 구두만으로도 가능합니다. 단, 상사 혹은 팀장의 승인을 통해 결재를 받는 것은 별개이므로 사전에 연차계 혹은 휴가계를 작성해 담당 상사 혹은 팀장의 승인을 받도록 해야 합니다.

연차 사용 사전 통지와 기간 설정, 승인 등이 명확한 경우 연차휴가를 신청하면 회사에서는 승인해야 합니다. 원칙적으로는 연차 사용의 요건을 충족한 경우 반드시 수용해야 합니다. 그러나 일부 예외적인 상황도 존재합니다.

관계법령 [근로기준법 제60조 5항]에서 근로자의 연차휴가 시기 지정 권한을 인정하는 동시에 사용자의 시기 변경권을 허용하고 있기 때문입니다. 즉, 연차 휴가 기간을 사전에 설정해 기간을 명시한 부분에 대해서 ‘연차 사용을 허용한다’고 수용하고 있지만, 이 시기에 꼭 써야 하는지의 여부는 사용자(회사)가 변경할 수 있도록 연차 사용의 시기 조정을 허용하고 있기도 합니다.

단, 사용자의 시기 변경권이 가능한 경우는 ‘사업 운영에 막대한 지장이 있는 경우’로 업무의 성질, 작업의 바쁜 정도, 대행자의 배치 난이도, 같은 시기에 휴가를 청구하는 근로자의 수 등을 고려하여 판단하되, 사회통념상의 합리성이 있어야 하며, 병가, 휴직, 이직 등의 사유로 일시적으로 인원이 부족하거나 휴가 청구일이 집중되는 등의 이유로 사업 운영에 막대한 지장이 있는 경우를 의미합니다.

휴가로 인한 근로자의 결원에 따라 직접적으로 발생되는 지장이 있는 경우에만 회사는 연차휴가 시기변경권을 행사할 수 있다. ( 2008.06.13, 서울행법 2008구합2941)

이 경우, 사용자는 시기 변경권을 행사할 수 있습니다. 단, 이것은 연차휴가 사용 시기를 변경할 수 있다는 것이지 연차휴가를 사용할 수 없도록 하는 것이 아니라는 점을 염두해야 합니다.

회사 내 원활한 업무 운영에 있어 ‘기습 연차’의 무분별한 사용을 줄이기 위해서는 연차 신청 절차를 세밀하게 규정하고 관리하는 것이 중요합니다. 또한, 직원과 사용자 간 휴가 사용 절차를 명확하게 하기 위해서는 근로계약서나 취업규칙 등 연차 사용 신청 절차에 대해 구체적으로 명시하는 것이 필요할 것으로 보입니다.

간편한 연차휴가 사용 신청 및 관리, 시프티