업무일지는 현재 업무의 현황을 파악하고 향후 효율적으로 업무를 계획해 진행해 나가는데 도움이 됩니다.

시간관리와 생산성 향상을 높일 수 있는 업무일지 작성법에 대해서 알아봅시다.

업무, 회의, 외근 등 직장에서 벌어지는 수 많은 일들을 모두 다 기억하기란 불가능한 일입니다. 설사 연차가 어느 정도 돼 반복되는 업무들이 익숙해졌다 할지라도 자칫 놓치거나 기억이 나지 않는 순간이 있을 수 있기 때문입니다.

업무일지는 이런 상황에서 정말 유용한 자료가 돼 줍니다. 번거롭게 느껴질 수도 있지만 업무일지를 쓰면 여기저기 흩어진 업무상의 기록을 한데 모아 정리할 수 있고 업무 현황, 진행기간, 업무 종류 등을 파악해 작업을 보다 효율적으로 관리할 수 있어 연차 및 일의 숙련도가 높아질 수록 업무일지의 중요성이 높아지게 됩니다.

업무일지는 개인의 기록이 아닌 공식적인 자료인 만큼 일정한 형식을 따르게 됩니다.

업무일지를 작성하면서 근로자는 스스로 업무의 중요도를 파악할 수 있습니다. 또한, 담당자가 자리를 비우는 일이 생기거나 인수인계 시에도 다른 사람이 빠르게 해당 업무 파악을 빨리 할 수 있습니다.

잘 쓰여진 업무일지는 개인의 근무 현황 뿐 아니라 이를 기반으로 팀별 성과나 소통 상황, 업무 진단, 실적 확인에 있어 객관적인 자료가 되어 줍니다.

업무일지를 작성할 때는 기본 정보, 업무진행 사항, 특이사항과 같은 주요 항목을 중심으로 해당 내용을 작성합니다.

• 기본정보 : 작성자의 이름, 부서, 직책/직위, 작성일을 기재합니다.
• 업무 소개 : 업무 일지의 목적, 범위 등을 소개하며 업무 일지를 시작합니다. 소개 부분에는 업무 기간과 해당 기간에 달성해야 할 구체적인 목표를 간략하게 작성해야 합니다. 이때 목표는 막연한 목표가 아닌 구체적이고 현실적으로 수치화해서 표현합니다.
• 일일 업무 항목 : 시간순으로 매일 수행된 작업 및 기간 중 중요한 사건 등이 포함돼야 합니다. 일일 업무라 할 지라도 목표와의 연관성을 항상 고려할 필요가 있습니다. 진행 중인 프로젝트, 과제에 대해서 명확하게 언급해야 하며 전체 업무를 세분화 해 실현가능한 실천 계획을 세워야 합니다. 그리고 퇴근 전 일일 목표를 달성 했는지 점검하는 것도 좋습니다.
• 진행상황 : 완료된 업무와 아직 진행 중인 업무를 명확하게 구분해 기재합니다. 현황은 가능하면 백분율 등 수치화 해 기록하는 것이 좋으며 현재 진행 중인 업무에 대해서는 어떻게 운영을 해 나갈지에 대해서도 기술합니다.
• 특이사항 : 업무를 진행하면서 생기는 문제점, 어려움 검토가 필요한 사항이 생길 경우 이를 파악하며 사유를 작성하고 별도로 기재합니다. 특히 업무일지를 보고 받는 상사가 바로 인지할 수 있도록 기재해야 합니다.
• 차주 진행상황 : 이번 주에 이어 계속적으로 진행할 업무와 다음 주 새로 진행할 주간 업무 예정 사항에 대해 작성합니다. 이때 어떤 업무가 더 우선 순위에 있는지 명확하게 정리해 놓는 것이 좋습니다.
• 업무 협조 : 타 부서 등과의 협조가 필요할 경우 기재합니다.
• 지시사항 : 처리가 시급한 내용에 대해 우선순위를 정해 놓고, 상사의 지시 사항이 우선적으로 처리될 수 있도록 기재해 놓습니다.

업무 일지는 개인의 기록이 아닌 공적인 기록인 만큼, 작성 규칙에 따라 누구나 분명하게 알 수 있도록 업무의 주요 내용이 한 눈에 들어 오도록 간결하고 읽기 쉽도록 쓰도록 합니다. 이를 위해서는 육하원칙에 따라 작성하는 것도 도움이 됩니다.

업무 중간중간 메모로 기록해 두면 업무일지를 작성할 때 중요한 업무를 잊지 않고 챙길 수 있어 훨씬 수월하게 작성할 수 있습니다.

완료한 업무와 시간은 다른 색으로 구분하면 업무 일지 작성 시 투입된 시간과 완료된 시점을 파악해 업무량과 진행상황을 참고하기가 쉬워집니다.

매년 반복된 업무들이 빼곡히 적혀있는 업무일지는 내년에 작년 진행 업무, 진행상황, 경과 등을 돌이켜 볼 수 있어 너무나 유용한 자료가 될 수 있습니다. 캘린더와 함께 챙겨두면 직무/직책에 따른 시기별 업무 일정, 관련된 협력업체 등을 참고할 수 있어 업무 처리가 더욱 수월해집니다.

반복적으로 작성하는 업무 일지가 귀찮게 여겨질 수도 있지만, 꾸준히 쌓이면 무엇보다 나의 업무 관리 능력에 도움이 되는 만큼 단순한 보고를 위해서가 아닌 프로일잘러로서의 발전을 위해서라도 보다 능동적인 자세로 우리 회사에 맞는 업무일지를 작성해보면 좋겠습니다.

기업 인력관리로 효율적인 업무환경 조성하기