전자근로계약과 근태관리 시스템 통합으로 이루는 HR 관리 혁신

근로기준법 제17조에 따르면 모든 사업주는 근로자와의 근로계약 시 근로조건을 명시한 계약서를 작성하고, 제42조에 따라 이를 3년간 보존해야 합니다. 이 조항은 계약 내용을 명확히 하고 법적 분쟁을 예방하기 위한 제도적 장치입니다.

이때, 서면 계약뿐만 아니라 전자계약 형태의 작성 및 보관 또한 가능합니다. 전자문서 및 전자거래 기본법 제4조는 전자문서가 종이문서와 동일한 효력을 갖는다고 규정하며, 전자서명법 제3조 역시 전자서명이 서면 서명과 동등한 법적 효력을 가짐을 명시합니다. 이러한 법적 기반을 바탕으로 최근 많은 기업이 종이 대신 전자계약 방식을 도입하고 있으며, 특히 인사관리 영역에서 디지털 전환의 흐름이 두드러지고 있습니다.

📖 전자문서 및 전자거래 기본법 제4조(전자문서의 효력)
① 전자문서는 전자적 형태로 되어 있다는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 아니한다.
② 보증인이 자기의 영업 또는 사업으로 작성한 보증의 의사가 표시된 전자문서는 「민법」 제428조의2제1항 단서에도 불구하고 같은 항 본문에 따른 서면으로 본다.

📖 전자서명법 제3조(전자서명의 효력)
① 전자서명은 전자적 형태라는 이유만으로 서명, 서명날인 또는 기명날인으로서의 효력이 부인되지 아니한다.
② 법령의 규정 또는 당사자 간의 약정에 따라 서명, 서명날인 또는 기명날인의 방식으로 전자서명을 선택한 경우 그 전자서명은 서명, 서명날인 또는 기명날인으로서의 효력을 가진다.

계약서의 수기 작성과 보관은 오랫동안 인사담당자에게 반복적인 업무 부담을 주었습니다. 종이 계약서의 경우 작성 과정에서의 누락, 전달 지연, 보관 시 분실 가능성 등 다양한 문제가 발생할 수 있습니다.

원격근무 확산과 디지털 전환 속에서 이러한 불편은 더욱 부각되고 있습니다, 그 결과 전자계약 시스템을 통해 작성부터 전달, 서명, 보관까지 전 과정을 온라인으로 처리하려는 수요가 증가하고 있습니다. 전자서명의 법적 유효성은 이미 확립되었으며, 많은 기업이 전자근로계약을 통해 계약 처리 시간을 단축하고 업무의 일관성을 확보하고 있습니다.

전자계약을 도입했더라도, 인사 시스템과 연동되어 있지 않다면 여전히 수작업이 발생합니다. 예를 들어 계약서에 기재된 조직 정보, 직무, 근무 유형을 다시 근태관리 시스템에 입력해야 하고, 승인자 설정도 별도로 진행해야 할 수 있습니다.

이 과정은 오류 발생 가능성을 높이고, 실제 운영 과정에서 계약 정보와 출퇴근 데이터 간 불일치를 초래할 수 있습니다. 결과적으로 계약을 전자화했음에도 실질적인 실무 효율은 제한적인 경우가 많습니다.

전자근로계약과 근태관리 시스템이 유기적으로 연동될 경우 인사 업무에서 다음과 같은 구조적인 변화가 나타납니다.

• 이중 입력 방지 : 계약서 작성 시 입력된 입사일, 직무, 소속 조직 등의 정보가 별도 수작업 없이 근태관리 시스템으로 자동 등록됩니다. 이를 통해 신규 직원 등록에 필요한 인사정보 이중 입력이 사라집니다.
• 승인 구조 연동 : 계약 정보 기반으로 조직도에 맞춘 승인자 구조가 자동 적용되어, 근무일정, 연장근무 등 결재 절차 설정이 간편해집니다.
• 근무 조건과 정산 기준 일치 : 계약 시 설정한 근무시간, 근무형태 등의 정보가 근태 정산과 리포트에 그대로 반영되어, 근무기록과 실계약 조건 간 불일치 위험이 줄어듭니다.
• 업무 연속성 확보 : 채용에서 출근까지 이어지는 업무 흐름이 하나의 시스템 안에서 자동 처리되므로, 실무 흐름이 단절되지 않고 자연스럽게 연결됩니다.

시프티는 전자근로계약과 근태관리 기능을 하나의 플랫폼 안에서 통합 제공합니다. 주요 기능은 다음과 같습니다.

• 계약 템플릿 기반 대량 문서 자동 생성 : 근로계약서, 연봉계약서, 개인정보 수집/활용 동의서 등을 템플릿으로 구성하여 반복 계약 문서도 쉽게 생성할 수 있습니다.
• 직원 정보 연동 : 사내 인사 데이터(직무, 부서, 입사일 등)와 자동 연결되어 계약 작성 시 수작업을 줄일 수 있습니다.
• 전자서명 및 진행 상태 실시간 확인 : 직원은 웹 또는 모바일로 계약서에 서명 가능하며, 관리자는 서명 여부를 실시간으로 확인할 수 있습니다.
• 대량 계약 발송 지원 : 신규 채용 시 수십~수백 명의 계약서도 일괄 발송·서명 요청 가능하여 처리 시간을 단축할 수 있습니다.
• 보안 및 법적 효력 확보 : ISO/IEC 27001 인증 기반의 시스템 운영, 전자서명법 요건 충족으로 법적 효력이 인정됩니다.

시프티의 전자계약 기능은 근로계약에만 국한되지 않습니다. 예를 들어, 연차휴가 사용촉진을 위한 사전 통보서 같은 인사문서도 전자계약 방식으로 대량 발송 및 서명 요청이 가능하며, 진행 상태를 실시간으로 확인하고 시스템에 자동 반영할 수 있습니다.

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또한 시프티는 자체 전자근로계약 기능 외에도, 기업이 이미 사용 중인 외부 전자계약 솔루션과의 연동을 유연하게 지원합니다. Open API 기반 연동을 통해 외부 시스템에서의 계약 상태를 자동으로 불러오고, 근태 시스템과 연계해 맞춤형 HR 운영이 가능합니다.

계약부터 퇴근까지의 인력관리 과정이 하나의 시스템으로 정리되면 반복 작업이 줄어들고, 업무 시간을 절약할 수 있습니다. 전자근로계약과 근태관리 시스템을 통합함으로써 보다 일관되고 안전한 HR 운영이 가능해집니다.

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