지난 2021년 11월 19일부터 임금명세서 교부가 의무화되었습니다. 사업주 및 인사담당자가 임금명세서를 발행할 경우, 무엇을 기입해야 하며 어떤 내용을 필수로 기입해야 하는지 헷갈리는 사항이 많았는데요. 임금지급 4대 원칙을 바탕으로 근로자에게 급여 지급 시, 급여관리 차원에서 급여명세서에 무엇을 필수로 작성해야 하는지 구체적으로 살펴보도록 하겠습니다.

이제는 정규직이나 비정규직에 상관없이(아르바이트 포함) 직원이 한 명이라도 있을 경우, 사업주가 임금명세서를 제공하는 것이 의무화됐습니다. 임금명세서를 발행하기 위해서는 기본급 외 각종 수당(상여, 성과금 등), 공제금액, 출근일수와 시수, 개별 금액, 계산 방법 등 상세 내역을 표기하게 됩니다. 그러나 구체적으로 기입해야 할 임금명세서 항목과 계산법이 늘어나면서 명세서 기입이 신중해진 만큼 임금 지급에 대한 원칙도 분명해지게 되었습니다.

그렇다면, 근로기준법에서는 [근로기준법 제43조 임금 지급] 임금 지급의 4대 원칙을 어떻게 규정하고 있는지 알아보도록 하겠습니다.

사용자가 근로자에게 임금을 지급할 때에는 국내에서 통용되는 원화로 지급해야 합니다.

사용자가 근로자에게 임금을 지급할 때에는 근로자 본인 명의의 계좌로 지급해야 합니다.
미성년 근로자 또한 해당 법령이 적용되기 때문에 미성년 근로자에게도 임금을 직접 지급해야 합니다. 만약 친권자나 법정대리인에게 임금을 지급하게 된다면 근로기준법 위반 사항이 될 수 있습니다.

사용자가 근로자에게 임금을 입금할 때에는 약정된 임금 전액을 지급해야 합니다.
특정한 법령, 단체협약이 있는 예외적인 경우를 제외하고 임의로 임금을 줄이거나 공제할 수 없습니다.

임금은 매월 1회 이상 지정된 날짜에 지급해야 합니다. 다만, 근로자가 임금 지급일 변경을 원하는 경우 근로자와 협의하여 날짜를 조정할 수 있으며 근로자가 퇴직하는 경우 퇴직금을 포함한 모든 임금은 퇴직일로부터 14일 이내로 지급해야 합니다.

임금명세서를 작성하는 일은 여간 쉬운 일이 아닙니다. 근태관리부터 추가 연장근로 시간에 따른 근무시간 산정을 기반으로 연장근로수당, 휴일근로수당, 야간근로수당 등 각종 수당을 정산하고 정확하게 반영해야 하기 때문입니다. 출퇴근 기록을 기반으로 근로시간을 관리한다면 해당 근태 내역을 모두 꼼꼼하게 확인해 관리해야 합니다.

또한, 임금명세서를 발행할 때에는 임금 구성 항목, 계산방법, 공제내역 등을 기재하여 ‘서면 또는 전자문서로’ 교부해야 합니다.

(임금명세서 급여명세서 작성 예시. 출처 : 고용노동부)

1. 근로자의 성명 및 생년월일, 사원번호 등 근로자를 특정할 수 있는 정보
   노동부 자료에 따르면 성명 외 근로자를 특정할 수 있는 정보를 함께 기입하도록 합니다.
   

2. 임금지급일
   대부분 급여명세서에는 임금 지급일이 적혀있지 않아 새롭게 바뀐 조항에서는 이를 기입하도록 정하고 있습니다.
   

3. 임금총액
   

4. 기본급, 각종 수당, 상여금, 성과금, 그 밖의 임금의 구성항목별 금액
   통화 이외의 것으로 지급된 임금이 있는 경우에는 그 품명 및 수량과 평가총액을 말합니다.

5. 출근일수, 근로시간 수 등에 따라 달라지는 임금의 구성 항목별 금액의 계산 방법 명시
   연장근로, 야간근로 또는 휴일근로가 발생했다면 그 시간수만큼 표기해야 합니다. 급여 정산을 위해 지난 근태마감 기간동안의 총 연장근로시간 수, 야간근로시간 수, 휴일근로시간 수에 해당하는 시간을 각각 표기해야 하며 그에 따른 구성 항목별 계산 방법을 명시해야합니다. 임금대장, 임금명세서의 하단에 계산 방법으로 연장근로수당, 휴일근로수당, 야간근로수당이 산출된 근거를 함께 표기합니다.

6. 법령 또는 단체협약에 따라 임금의 일부를 공제할 경우, 공제 항목별 금액과 총액 등 공제내역
   국민연급, 건강보험, 고용보험, 소득 및 지방세 등 출근일수나 근로시간에 따라 달라지는 항목이 아님으로 계산 내역을 쓰지는 않아도 됩니다. 다만 공제내역이 산출된 비용이 반드시 들어가 확인할 수 있도록 해야 합니다.

상시근로자수가 5인 이하인 사업장도 이와 마찬가지로 임금명세서의 작성과 교부에 대한 의무가 동일하게 적용되는데요. 일용직의 경우에도 임금명세서를 작성해 교부해야 합니다. 임금명세서를 교부하는 시기는 매월 임금 지급과 동시에 이루어져야 하며, 서면으로 직접 교부하는 방법 또는 전자문서(문자, 카톡, 메일 등)로 교부하는 방법 모두 가능합니다.

고용노동부에서는 임금명세서 교부에 대한 사용자의 인사/노무관리의 부담을 완화하기 위해 손쉽게 전자 형태의 임금명세서를 작성할 수 있도록 돕고 있습니다. 아직 우리 회사에서 사용하는 임금대장, 급여명세서 템플릿이 없다면 고용노동부 임금명세서 작성 프로그램을 확인하는 것도 사업주, 인사담당자, 근태담당자에게 도움이 될 수 있습니다.

A. 근로자에게 메일로 임금명세서를 발송했다면 명세서를 교부한 것으로 봅니다. 따라서, 근로자에게 임금명세서를 적시에 메일로 발송한 것만으로도 임금명세서 교부가 완료된 것으로 합니다.

A. 시급제가 일급제 직원이라면 반드시 명시해야 합니다. 월급제라도 연장근로수당과 같이 연장근무한 시간에 따라 금액이 달라지는 경우 근로일수와 근로시간 수를 표기하여 계산 방법을 작성합니다. 단, 매월 고정으로 지급하는 식대와 같은 비용의 경우 계산 방법까지는 작성하지 않아도 무방합니다.

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급여명세서, 임금명세서 지급을 위해서는 정확한 근태 정산이 필수입니다.
인사 마감 업무의 부담을 줄이기 위해 손쉽게 근로시간을 관리하고 출퇴근기록과 근무시간을 바탕으로 근태 내역을 자동으로 집계하도록 원활한 근태관리, 인력관리 솔루션을 도입해보는 것은 어떨까요?

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