인사 업무에는 번거롭고 까다로운 급여정산 업무가 포함되어 있습니다. 업무 부담을 줄여주고, 손쉬운 급여정산을 통해 업무의 효율성을 높이는 방법에 대해 알아보도록 하겠습니다.

회사(사용자)와 근로자가 ‘근로계약’을 맺은 관계라면, 사용자는 근로에 대한 대가로 매월 소정의 임금을 지급하게 되고, 근로자는 임금을 지급받는 대가로 회사에 근로를 제공하게 됩니다. 정확한 급여를 제공하기 위해 인사담당자는 출퇴근 시간, 연차 사용 여부, 연장근로 여부, 야간근로 및 휴일근로 여부 등을 검토하게 됩니다.

급여정산이란, 직원의 급여를 지급하는데 있어 필요한 각종 연장수당, 휴일수당, 야간수당, 연차수당 등 각종 제수당(법정수당 및 기타수당)을 근태내역을 기반으로 정확히 확인하여 다양한 수당과 공제 항목들을 반영하는 업무입니다. 이 안에는 근태내역 관리, 각종 연장근로수당 반영, 새로 변경된 근로기준법 확인, 4대 보험 취득 및 상실신고, 건강보험 피부양자 등록 및 해지, 중도 입사/퇴사자 파악 등 다양한 업무가 압축되어 있을 수 있는데요. 매월 반복되는 업무처럼 보이지만 그 안에서 체크해야 할 사항이 한 두 가지가 아닙니다.

급여정산 과정에서는 정확한 근로수당 반영을 위한 기본적인 근태관리가 가장 중요하며, 각종 입/퇴사자의 인사 기록 관리, 월급여, 상여금/성과급 산정, 연차휴가 내역 관리와 수당 산정 등 꼼꼼하게 확인해야 할 사항들이 많습니다.

급여정산을 좀 더 자세히 살펴보자면 ‘회사 안’과 ‘회사 밖’에서 이뤄지는 업무로 구분해 볼 수 있습니다.

회사 내부적으로 진행되는 기본적인 업무로는, 매월 근로자가 얼만큼 일했는지 출퇴근 내역을 기반으로 근무시간을 정확하게 파악해야 합니다. 급여는 기본급 외 각종 수당이 붙게 되는데 여기에는 연장근무 수당, 초과근무 수당, 휴일 수당, 출장 수당, 외근 수당 등이 포함되게 됩니다. 따라서, 정확한 근태 내역을 바탕으로 근로자의 총 근무시간과 그에 따른 연장근무시간 등을 자세히 기록하고 계산해야 합니다.

회사 외부적으로는 수시 혹은 정기적으로 충원되는 인력에 대한 관리입니다. 신규 채용 인원 외에 퇴사자도 발생하기 때문에 중도 퇴사 혹은 입사의 경우 상황에 따라 지급해야하는 급여가 달라집니다. 또한, 지속적으로 개정되는 근로기준법과 복잡한 4대 보험 제도를 살피고 확인해야 합니다. 예를 들어, 각종 수당 지급 계산 기준이 변경 혹은 확대 적용된다거나, 유급휴일, 공휴일, 주휴일, 대체공휴일 등 휴무일에 따라 급여에 변동사항이 발생하기 때문입니다.

회사의 상시근로자 수에 따라 근로법이 확대 적용되고 있기 떄문에 수시로 변경 및 개정되는 근로제도를 살펴봐야 하는 이유입니다.

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급여정산은 기본급, 시간외수당, 연장근로수당, 미사용연차수당 등 다양한 항목을 고려하여 산정이 필요한 업무입니다. 특히나, 근무시간 외에도 별도의 수당 계산이 필요한 항목(연장수당, 야간수당, 휴일수당, 연차수당 등)은 정확하고 섬세한 작업이 필수인데요. 이를 위해 필요한 것이 바로 정확한 근태 내역 관리입니다. 직원의 출퇴근 시간을 정확하게 기록하고 실제 근무시간을 파악하는 것이 급여정산의 핵심인 것입니다.

하지만, 수기로 근태를 관리할 경우 연장근무, 야간근무, 휴일근무 등을 복잡한 수식을 통해 계산해야 하며, 이 과정에서 자칫 실수가 발생할 수 있습니다.
이러한 오류는 정확하지 않은 급여정산으로 이어질 수 있으며, 매번 이를 검토하고 해결하는 과정에 더 많은 시간이 소요되어 정산 업무에 대한 부담은 커지게 됩니다.

(직원들의 출근, 퇴근 시간을 수기로 입력하고 근무시간을 직접 복잡한 수식을 통해 계산해야 하는 번거로움)

(각종 연장,야간,휴일근로수당 계산 시 근무시간을 분류하고 계산해야 하는 어려움)

그렇기 때문에 수기로 직접 기록하고 계산하는 방식보다는 이를 자동화하여 정확한 데이터를 집계하고 관리할 수 있는 대안이 필요한데요. 자동화된 시스템을 도입하여 복잡한 근태 내역을 정확하게 집계, 관리하는 것은 인사 업무의 효율성을 높일 수 있는 방법입니다.

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정확한 근로시간 집계와 근태정산을 통해 번거로운 급여정산 업무에 대한 부담을 줄일 수 있습니다.

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