근로자의 급여관리는 인사관리에서 중요한 업무 중 하나입니다. 또한, 정확한 급여관리를 하기 위해서는 개별 근로자의 정확한 근태관리가 기본이 되어야 하는데요.

오늘은 급여관리가 중요한 이유와 급여관리 업무의 핵심인 임금대장과 임금명세서 작성에 대해 살펴보도록 하겠습니다.

급여관리란, 근무시간 계산, 급여, 각종 수당, 4대 보험, 원천징수세 등 근로자에게 지급되는 임금 및 세금 관련 급여를 계산하고 정산하는 업무를 말합니다. 보통 인사팀의 급여담당자가 관리하는데, 근로자의 근태, 연차휴가, 연장근무, 추가근무에 따른 기타 수당 지급 등에 따라 모든 근로자의 급여가 상이함으로 정확한 근태관리와 노동관련법 개정, 신규 제도 도입 등을 확인하면서 급여관리를 해야 합니다.

또한, 사업을 효율적이고 원활하게 운영하기 위해서는 급여관리가 중요한 역할하는데요. 급여관리가 중요한 이유 중 세 가지를 꼽아 보면 다음과 같습니다.

1. 재무관리 : 올바른 급여관리는 회사 운영에 필요한 예산 및 비용을 관리하고 회계를 관리하는 데 도움이 됩니다.
   
2. 직원 유지 : 급여일에 정확하게 급여를 지급하는 것은 직원들의 동기부여를 높이고, 조직에 머무를 수 있는 근속기간을 높여줄 수 있습니다.
   
3. 근로법 준수 : 근로시간 계산, 세금, 보험, 연금, 공제 항목 등을 관리하려면 법률적 요구 사항을 준수해야 하는데, 잘못된 급여관리는 법적으로 불이익을 받을 수 있습니다.
   

근로기준법 제48조에 따라 임금명세서(급여명세서) 교부와 임금대장(급여대장) 작성은 사용자의 의무로 지난 2021년 11월 19일부터 시행되었습니다.

제48조(임금대장 및 임금명세서) 
① 사용자는 각 사업장별로 임금대장을 작성하고 임금과 가족수당 계산의 기초가 되는 사항, 임금액, 그 밖에 대통령령으로 정하는 사항을 임금을 지급할 때마다 적어야 한다.
  ② 사용자는 임금을 지급하는 때에는 근로자에게 임금의 구성항목ㆍ계산방법, 제43조제1항 단서에 따라 임금의 일부를 공제한 경우의 내역 등 대통령령으로 정하는 사항을 적은 임금명세서를 서면(「전자문서 및 전자거래 기본법」 제2조제1호에 따른 전자문서를 포함한다)으로 교부하여야 한다.

임금대장과 임금명세서는 급여를 목적으로 기록하는 항목은 대부분 비슷하지만, 임금명세서는 근로자에게 교부하는 것이 목적이고, 임금대장은 사업장의 전 근로자의 급여 지급 내역을 정리해 작성 후 보관하는 것이 주 목적이라고 볼 수 있습니다.

만약 임금대장과 임금명세서를 작성하지 않았다면 과태료 최대 500만 원까지 부과됩니다.

💡 고용노동부에서 제공하는 임금명세서 확인하기

임금대장 작성 의무화에 대한 법규정으로, 작성할 시 반드시 기재해야 하는 항목들 역시 [근로기준법 시행령 제27조]에서 명시하고 있습니다.

만약 사내에 규격화된 임금대장을 사용한다면, 근로기준법에 규정된 항목이 모두 포함되었는지 반드시 확인해야 합니다. 또한, 임금대장은 월급명세서가 지급될 때마다 작성되어야 하며, 3년간 보관해야 합니다. 따라서 일반적으로 매월 급여를 지급하기 때문에 월급명세서 교부 시 임금대장도 함께 작성합니다.

1. 급여관련 정보 집계 : 개별 근로자 근로계약서를 기준으로 근무일수, 근로시간 등에 따라 기본급, 상여, 각종 수당 등을 집계. 이때 연장근로, 휴일근로, 연차수당 등에 따른 추가 수당 등이 발생한 경우 해당 내용에 대한 항목 역시 빠짐없이 기재.
   
2. 세금 및 공제 항목 수집 : 개별 근로자의 국민연금, 건강보험료, 임금, 세금 등 각종 공제 정보와 사용자가 납부해야 하는 원천징수 세액을 집계하고 기록.
   
3. 법적 준수 사항 확인 : 근로시간, 연장근무, 초과근무, 연차 등 급여 정산에 필요한 각종 노동관련법규 및 규정을 확인하여 근로시간을 계산.
   
4. 임금대장 작성 : 집계한 정보를 바탕으로 개별 근로자의 임금대장을 작성. 이때 근로자의 사원번호, 생년월일 등 해당 근로자를 특정할 수 있는 정보를 함께 기입.
   
5. 업데이트 : 새로운 직원이 입사하거나 기존 근로자의 급여가 변경될 경우 정확한 급여 계산을 바탕으로 임금대장 업데이트.
   

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근로기준법상 임금대장 작성 및 임금명세서 교부의 의무는 사업주에게 있습니다. 하지만, 임금대장 작성 시 근로기준법을 근거로 작성해야 법적인 문제를 방지할 수 있는데요. 대부분의 사업주는 노무 전문가가 아니므로 근로기준법을 바탕으로 한 임금대장, 임금명세서 작성에 어려움을 겪고, 전문가에게 대행을 의뢰하는 경우가 대부분입니다.

이에 고용노동부는 지난 2023년 9월 임금대장 작성 업무는 세무사가 아닌 ‘공인노무사’만 할 수 있다는 행정해석을 내놓았습니다.

그 이유는 임금대장 작성과 임금명세서 발급의 의무화로 개별 근로자의 근로시간, 근로일수, 유급연차휴가, 공제 내역 등에 따른 임금의 각종 항목별 내역과 급여 산정 방식 등에 대한 정확한 정보를 근로자에게 제공하기 위해서 노동관계법령 전반에 대한 이해와 전문적인 지식을 바탕으로 임금대장을 작성해야 된다고 판단했기 때문입니다.

임금대장은 수기 이외 컴퓨터 등 전자 문서로 작성해 보관도 가능합니다. 따라서, 사업장의 사용자는 정확하게 기록된 근태 내역을 바탕으로 직원들의 근무시간, 연장근무, 야간근무, 휴가사용일수 등에 오류가 없는 임금대장을 작성하고, 임금명세서를 교부하는 것이 필요할 것 같습니다.

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