문화는 매일 우리가 보고 느끼는 것입니다. 우리는 국가, 학교, 회사, 가족, 심지어는 친한 친구들의 모임과 같은 많은 사회의 구성원으로서 문화를 경험합니다. 조직이 특정 방식으로 행동하고 회사 내부와 외부에서 탁월한 능력을 발휘할 수 있도록 확고한 정체성을 부여하는 것은 기업문화보다 강력한 것은 없습니다. 기업은 명확한 비전, 사명 선언문 및 핵심 가치를 확정하고 이를 모두가 공유하고 경험할 수 있도록 조직의 최 하위 부서까지도 전해 내려와야 합니다. 이를 달성하기 위해서는 인적 자원 및 자본, 그리고 변화 관리의 역할이 매우 중요합니다. 오늘날 인적 자본 관리 IT 솔루션 및 어플리케이션은 급속히 성장하고 있으며 많은 조직에서 이를 이용하여 직원 간의 커뮤니케이션과 참여를 돕고 기업의 가치와 정책들이 스며들어 모두가 공유할 수 있는 장이 되고 있습니다.

이메일 메모를 통한 공지, 모든 불필요한 서류 작업을 통한 복리후생 처리, 중앙 집중식 프로젝트 관리 및 보고 시스템은 과거에서나 많이 찾아볼 수 있는 모습입니다. 스마트폰과 많은 클라우드 기술이 발전된 지금은 바로 클라우드 기반 그룹웨어, 협업툴의 춘추전국시대라고 할 수 있습니다. 기존 아날로그에서 디지털로 변화하는 지금의 인간은 집중력을 발휘할 수 있는 시간이 점차 줄어들고 있습니다. 뉴욕 타임즈의 티모시 이건 (Timothy Egan)은 ‘The Eight-Second Attention Span’에서 '마이크로소프트(Microsoft)가 진행한 캐나다 미디어 소비에 대한 설문조사에서 사람의 평균 관심 시간은 8 초로 줄어들었다'고 결론지었습니다. 요즘 우리는 기업의 이메일 메모를 읽을 시간도 없을 뿐더러 항상 다양한 종류의 정보와 알림에 노출되고 있습니다. 요즘 가장 선호되는 통신 수단과 업무 수단은 랩탑과 스마트폰입니다. 그리고 많은 직원들이 재택근무, 외근, 유연근무 등으로 기업의 체질이 변화하고 있습니다. 조직의 리더인 우리는 구성원의 행동과 취향을 반영하여 기존 시스템을 변화시켜 직원의 니즈를 충족, 훌륭한 문화를 조성하고 전사적으로 보급하려는 노력이 필요합니다.

직원들이 업무외의 다른 요소에 방해받지 않고 더 집중할 수 있도록 활용될 수 있는 새로운 커뮤니케이션 툴은 무엇이 있을까요? 어떻게 직원들의 성과를 인정하고 그에 대한 보상과 감사표시를 할 수 있을까요? IT 서비스를 접목함으로써 제거될 수 있는 불필요한 업무 절차는 어떤 것들이 있을까요? 기업 내에서 조직의 효율성을 극대화하며 각 직원 개개인의 만족도와 성취감을 높여줄 수 있는 많은 방법이 있습니다.

효과적인 커뮤니케이션은 구성원 간의 좋은 관계와 신속한 업무 진행으로 이어집니다. 조직과 그를 구성하는 직원들도 마찬가지입니다. 새로운 방향, 일정 발표, 또는 기타 공지 사항 등 어떤 종류의 커뮤니케이션이든 소통은 명확하고 목적이 뚜렸해야 합니다. 일주일 전에 받았던 공지를 찾느라 공지 메일을 검색하거나 채팅방 내에서 위 아래로 스크롤하는 작업은 직원의 많은 시간을 낭비하게 됩니다. 조직 내에서 사용할 기업용 커뮤니케이션 채널을 정하십시오. 직원이 이메일, SMS 또는 일반 메신저에 묻혀 있는 메시지들 중 업무관련 메시지들을 매번 골라내야 한다면 조직의 관점에서 굉장한 손실을 떠안게 될 수 있습니다.

기업에서 사용할 수있는 SaaS 커뮤니케이션 및 협업 툴의 몇 가지 예:

• slack : 메시징 및 타서비스 연동
• JANDI : 메시징 및 서비스 연동
• collabee : 협업, 타임라인 및 프로젝트 칸 반
• BeeCanvas : 시각적 작업 공간 및 실시간 협업
• GRAP : 기업용 소셜 네트워크, 타임라인

위의 모든 서비스들은 기업 데이터, 정보를 암호화하여 높은 보안 수준의 클라우드 저장소에 제공합니다. 이 같은 서비스를 사용하면 직원이 그룹, 부서 또는 프로젝트를 만들 수 있으며 관련 구성원만 참여하도록 초대하여 협업할 수 있습니다. 이러한 도구 중 일부는 업무 또는 프로젝트 승인/결재 체계을 갖추고 있으므로 누가 언제 어떤 작업을 승인하였는지 추적 할 수 있습니다.

기업내에서 구성원들이 사용하는 커뮤니케이션 툴을 정하고 나면 보다 명확한 의사소통과 업무진행으로 인해 조직 전체의 효율성이 높아지게 됩니다. 또한 보안이 확실하지 않은 매개체를 통해 업무 관련 통지 및 소통할 시 데이터 손실의 위험이 있으며 해커가 정보 유출을 시도할 시 취약한 구조를 가지게 됩니다. 다시 말하지만, 안전한 통신 채널을 정하여 소통을 명확하게 유지하고 혼란을 최소화하십시오. 그렇다면 인간 상호 작용을 장려하는 것입니다.

모든 직원은 기업의 스타입니다. 조직의 구성원은 자신의 업적과 성과에 대해 인정 받을 자격이 있으며 자신이 하는 일을 자랑스럽게 여길 수 있어야 합니다. 시간 안에 프로젝트를 끝내도록 동료가 도움을 주었거나 다음 번에 더 잘 할 수 있도록 매니저가 과거 프로젝트에 대한 귀중한 피드백을 주었다면 어떤 경우이든 상관없이 이를 인정해 주고 감사의 마음을 표하게 됩니다. 때로는 말로는 충분하지 않기도 하죠. 어떤 회사는 기업내에서 모든 사람이 서로를 인정할 수 있도록 칭찬 및 보상 시스템을 사용하기도 합니다. 칭찬을 많이 받은 직원의 경우 모인 칭찬을 백화점 기프트 카드와 같은 보상의 형태로 전환하여 사용할 수 있습니다. 귀사가 이미 오프라인에서 열심히 일하는 직원을 인정하며 보상 시스템을 운영하고 있다면, 이제는 동일한 작업을 수행 할 수 있는 더 나은 방법이 있습니다. 실질적인 효과를 볼 수 있는 직원 복지 시스템을 도입하여 직원들의 동기부여와 사기를 극대화하고 서로에게 용기를 북돋아줄 수 있는 문화를 만들어보세요.

위에서 언급한 피어 투 피어 (peer to peer) 칭찬과 보상 플랫폼을 제공하는 많은 신생 스타트업과 기존 기업들의 서비스들이 있습니다:

• kudos : ‘직원 인정 시스템 및 기업 소셜 네트워크’
• Redii : ‘가장 큰 자산(팀)의 힘을 활용하여 훌륭한 비즈니스를 성장시키고자 하는 중소 기업을 위해 설계된 간단한 직원 성과 인정 소프트웨어’
• globoforce : ‘사회적 인정 : 감사의 힘’

평범한 휴가나 보너스를 주는 전통적인 방법에 비해서 온라인으로 서로가 서로를 인정해주고 이에 대한 보상 시스템을 이용하면 누가 어떤 이유로 누구를 위해 고맙게 여기는가에 대한 투명성이 높아집니다. 동료가 성공을 달성할 수 있도록 서로 돕고 응원하는 문화를 만들어보세요. 보상 및 인식 시스템을 구현하여 모두가 윈-윈하는 문화를 육성할 수 있습니다.

당신의 기업은 사용자 경험(UX)을 극대화해야한다고 생각하십니까? 기업내 직원의 경험도 고려해 보세요.

커뮤니케이션 도구와 마찬가지로 모든 HR 이나 재무 관련 서류 및 승인 절차는 복잡하고 지루하지 않아도 됩니다. 기업의 많은 직원들은 업무를 처리하기 위해. 불필요한 절차에 더 많은 시간을 할애합니다. 정확히 말하면 실제로 일을 끝내는 것보다 보고서 작성과 결재를 기다리는 데에 많은 시간을 보내고 있습니다. 이제는 대부분의 불필요한 절차 및 서류 작업은 IT 기술로 대체 될 수 있습니다. 이러한 지루한 서류 작업과 승인 사례를 들어 보겠습니다.

• 휴가를 승인받기 위해 휴가신청서를 문서로 제출하여 서명 받거나 신청서를 스캔하여 이메일로 결재를 받는다.
• 지출 보고서를 엑셀로 작성하여 영수증을 첨부하고 관리자의 결재를 받고 느린 업무 처리로 인해 늦게 환급 받는다.
• 기업에서 제공하는 특별 직원 복지인 헬스장 비용 지원금을 이용하기 위해 신청서를 문서로 제출하고 결재를 받는다.
• 위의 모든 결재된 문서는 서류함에 보관되어 공간을 많이 차지하며 접근성이 떨어진다.

휴가 요청, 건강 및 복지 혜택 및 비용 보고와 같은 일상적인 재무와 HR 업무에 대해 기업내부에 명확하고 투명한 승인 체계를 클라우드 시스템으로 적용하면 직원과 관리자의 많은 시간을 절약하고 요청이 승인되었는지 이메일을 보내거나 개인적으로 물어봐야 하는 절차를 없애줍니다. 이러한 시스템은 많은 프로세스가 자동화되어 모든 관련 당사자가 열람 및 관리가 가능합니다. 모든 직원들이 편의를 느낄 수 있는 훌륭한 시스템을 도입해보세요.

• Workday Benefits : 기업의 복지 시스템 운영 툴.
• Expensify : ‘영수증 스캐닝에서 승인 및 환급까지, Expensify는 비용보고 프로세스의 모든 단계를 자동화합니다.’
• Gusto : 급여, 복리 후생 및 인사

기업에서 업무 효율성을 위한 전통적인 소프트웨어들은 대부분 개별 컴퓨터에 설치된 독립형 소프트웨어로 제한되어 있었습니다. 예를 들어, Office 365가 출시되기 전의 Microsoft Office를 기억해 보십시오. 모든 Microsoft Office는 모든 직원들의 컴퓨터에 개별적으로 설치되어 오프라인으로만 작업할 수 있었습니다. 지금은 클라우드에서 모든 문서작업이 가능하며 동료 혹은 협력사의 담당자와도 협업이 가능하게 되었습니다. 이를 보면 우리의 일상에 클라우드 컴퓨팅은 그 어느 때보다도 널리 보급되어 있습니다. 이러한 솔루션의 대부분은 SaaS (Software as a Service)로 제공됩니다. Google 드라이브, Office 365, Salesforce CRM 및 Dropbox는 우리가 사용하는 주요 클라우드 기반 서비스의 예이며 많은 기업들이 클라우드 시스템으로 전환하고 있습니다. 왜 클라우드 서비스가 급성장하고 있을까요? 이유는 다음과 같습니다.

1. 접근성. 조직의 데이터를 자체 서버에 저장하는 대신 클라우드 서비스 활용하여 데이터에 접근하고 원격으로 작업도 할 수 있습니다. 스마트폰과 노트북은 우리 일상과 업무처리를 하는 매개체로서 많은 비율을 차지하고 있으며 이제는 누구나 인터넷에 접속할 수 있습니다. 이제는 업무용 프로그램을 오프라인 상태로 제한할 이유가 없습니다.

2. 비용 절감. 비즈니스 및 개인 간 클라우드 컴퓨팅의 출현은 우리의 상당한 비용을 절감케 했습니다. 기존의 무거운 프로그램과 데이터베이스를 운영하는 전통적인 방식은 서버 유지 관리, 데이터 저장, 백업, 개발 등의 상당한 비용을 발생시킨 데에 비해, 클라우드형 서비스는 앞의 비용이 발생하지 않습니다.

3. 유연성. 클라우드 기반 서비스는 대역폭, 사용자수 등의 니즈가 증가하거나 변동하는 비즈니스를 위해 다양한 옵션을 제공합니다. 예를 들어, CRM 시스템을 이용해야 하는 직원이 많아졌다면 사용자를 추가한 만큼 요금이 변동됩니다. 간단하게 말하면, SaaS 서비스의 가장 큰 장점 중 하나는 기업의 니즈가 변화할 때마다 확장 및 축소가 쉽다는 점입니다.

한 명의 특별한 사람이 모든 문제를 결정하고 해결할 수 있을까요? 마이크로 매니징은 팀 운영에 있어 많은 악영향을 끼칩니다. 업무의 부담을 나누고 책임과 권한을 알맞은 담당자에게 위임하는 것은 기업의 관점에서 상당한 효율성을 발휘합니다. 조직 계층 구조의 각 직원이 스스로 결정할 수 있도록 하고, 자신이 내리는 의사 결정에 수반되는 책임을 느낄 수 있도록 한다면 직원들의 오너십을 키울 수 있습니다.

당신의 비즈니스 운영에 맞도록 클라우드 시스템을 도입한다면 앞서 언급된 권한 위임과 의사결정을 내릴 수 있으며 부하직원의 프로젝트를 결재하는 기능은 필수라고 볼 수 있습니다. 그렇지 않으면 모든 승인 절차는 이메일이나 서류 절차 같이 시스템의 외부에서 이루어집니다. 새로운 시스템이 기업의 권한/승인 절차와 부합되는지, 조직의 운영적 니즈를 얼마나 수용하는지 확인해 보아야합니다.

체크리스트 예:

• 시스템에 여러 개의 액세스 레벨이 있습니까?
• 특정 액세스 권한만 승인 할 수 있습니까?
• 승인자의 이름과 시간을 기록해줍니까?

직원에게 더 많은 자유를 부여하십시오. 직원들이 스스로 결정을 내리고 스스로의 동기부여와 생산성을 높일 수 있도록 알맞은 권한을 부여하세요. 우리는 리더로서 직원들의 자유와 권한을 허용하는 동시에 책임을 지어주고 합리적인 규칙과 지침, 그리고 성과 측정 방식을 이용하여 모두가 기업과 함께 성장할 수 있는 방향성을 제시할 수 있어야 합니다. 이렇듯 기업문화를 형성하고 그에 걸맞는 기술을 부합하여 기업과 구성원 모두의 이익을 극대화해보세요.