우리 회사에 맞는 출퇴근기록기 알아보기

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우리 회사에 맞는 출퇴근기록기 알아보기

2022-10-05

Author | 조혜민

Product Writer

주 52시간제 확대 시행과 본격적인 법제화, 코로나 19가 불러온 근무환경 변화에 맞춰 출퇴근을 기록하는 방식도 다양해지고 있습니다.

사업장에서 많이 사용하는 출퇴근기록 방식은 무엇인지, 출퇴근기록기에 대해 자세히 알아보고 정확한 근태관리를 위해서는 어떤 점을 고려해야 하는지도 함께 살펴보도록 하겠습니다.

출퇴근기록기란?

출퇴근기록기란, 출퇴근 시간을 기록하기 위한 수단으로 직원이 사업장에 도착해 실제 근무한 시간을 기록하는 물리적 기기를 의미합니다. 일반적으로 알고 있는 출퇴근기록기의 초기 방식은 출퇴근 용지를 기기에 넣어 출근 및 퇴근 시간을 기록하는 것이었고, 관리자는 이를 기반으로 근무시간을 집계해 급여를 정산하고 근태를 관리하였습니다.

많은 사업장에서 다양한 방식의 출퇴근기록기를 활용해 출퇴근시간을 기록하고 관리하고 있는데요.
출퇴근기록기와 상호 호환되는 출퇴근 시스템과 출퇴근 프로그램도 점차 다양해지고 있습니다.

일반적으로 사업장에서 가장 많이 사용하고 있는 출퇴근기록 방식은 다음과 같습니다.

생체 인증 방식의 출퇴근기록기란, 사업장에 비치된 생체 인증 시스템에 개인의 생체 데이터인 지문, 안면, 홍채 등을 기기에 인식해 출퇴근을 기록하는 방식입니다. 생체 인증을 완료한 시간이 출퇴근시간으로 기록됩니다.
생체 인증 방식을 운영하는 경우, 사전에 생체 데이터 정보 수집·활용에 대한 근로자의 개별적 동의와 기계 고장·오류 및 지문 훼손 등을 고려한 대체 수단을 반드시 확보해야 합니다.

⚠️ 단, 개인의 신체정보를 활용한 생체 인증 방식의 경우 개인정보 노출에 대한 우려가 존재하며 사업장마다 별도의 기기 설치가 필요해 이에 따른 유지, 관리 비용이 상시 발생합니다. 간혹 기기 오류 발생 시, 출퇴근을 인증할 수 없기 때문에 일일이 근무시간을 확인하여 수기로 출퇴근시간을 기록해야 합니다.

• 카드키 태그

카드키 태그 방식의 출퇴근기록기란, 사업장에 비치된 카드 단말기에 RFID 칩이 탑재된 사원증이나 별도 발급받은 출입카드를 태그하여 출퇴근을 기록합니다. 카드를 태그한 시간이 출퇴근시간으로 기록됩니다.

⚠️ 단, 상대방의 카드만 있다면 대리 출퇴근이 가능하기에 출퇴근기록에 대한 신뢰성이 현저히 떨어지게 됩니다. 출근 시간 정체로 인해 도착한 시간보다 출퇴근 기록이 늦어지는 경우가 잦으며, 별도의 출입카드가 늘 필요하기 때문에 분실 시 재신청, 발급에 대한 번거로움과 추가 비용이 발생합니다.

• 수기 근태기록

수기 근태기록 방식의 출퇴근기록기란, 출퇴근기록 용지에 출근 및 퇴근 시간을 적고 서명을 하는 방식으로 출퇴근을 기록합니다. 주로 작은 규모의 사업장이나 현장을 운영하는 사업장에서 현장 근로자들을 대상으로 시행하는 방식으로, 출퇴근기록부에 작성된 직원들의 출퇴근내역을 담당자가 취합하여 엑셀에 입력합니다.

⚠️ 단, 출퇴근시간을 수기로 종이에 기록하는 경우 대리 서명에 대한 우려가 있기 때문에 근태 기록에 대한 신뢰성이 현저히 떨어지게 됩니다. 또한, 이를 누락하거나 잘못 기입하는 경우가 수시로 있기 때문에 이를 바탕으로 정확한 근무시간을 산정하기에는 어려움이 있습니다.
보통 수기 근태기록은 담당자가 취합해서 한 번에 엑셀에 기입하는데, 엑셀 내 수식이 잘못되거나 기록을 누락하는 등 인적 오류가 발생할 수 있습니다.

• 위치 인증

위치 인증 방식의 출퇴근기록기란, 모바일 기기를 사용하여 위치 정보 인증 방식을 통해 출퇴근을 기록하는 방식입니다. 직원은 출퇴근 시, 사전에 회사에서 설정한 근무지 반경 내에 위치하는지 확인된 후 출퇴근을 기록할 수 있습니다.

• WiFi 인증

WiFi 인증 방식의 출퇴근기록기란, 모바일 기기 혹은 PC를 사용하여 WiFi IP 주소 인증 방식을 통해 출퇴근을 기록하는 방식입니다. 직원은 출퇴근 시, 사전에 회사에서 설정한 근무지 내 WiFi에 연결되었는지 확인된 후 출퇴근을 기록할 수 있습니다.

정확한 출퇴근기록이 필요해진 이유

이렇게 다양한 방식으로 출퇴근 시간에 대한 기록이 필요해진 이유는 무엇일까요?
근로기준법상 출퇴근 시간에 대한 기록이나 서류를 보관해야 하는 의무는 명시되어 있지 않지만,
주 52시간제가 본격적으로 시행되며 정확한 근무시간 산정에 대한 필요성이 나타나게 되었습니다.

기업에서는 직원들의 근무시간이 주 52시간을 넘지 않도록 관리가 필요했기 때문에 근태관리에 대한 중요성이 강화되었고, 정확한 근무시간 산정을 위해 전자·기계적 방식의 출퇴근기록을 적극적으로 사용하게 되었습니다.

출퇴근기록에 가장 적합한 방식

그렇다면 출퇴근시간을 정확하게 기록하기 위해 가장 적합한 방식은 무엇일까요?

최근 다양한 사업장에서 가장 많이 도입하는 방식은 개인의 모바일 기기 혹은 PC에서 GPS 좌표, WiFi 인증을 통한 출퇴근기록 방식입니다.

별도의 기기 설치가 필요 없기 때문에 유지/보수 비용이 발생하지 않으며, 직접 본인의 기기를 사용해 출퇴근을 기록하기 때문에 근태기록에 대한 신뢰도를 높여줍니다. 또한, 인적 오류 발생 및 개인 신체정보 노출에 대한 위험이 줄어듭니다.

정확한 출퇴근 관리의 시작, 시프티

시프티는 PC로 이용할 수 있는 웹 버전과 언제 어디서나 이용할 수 있는 모바일 앱 버전을 모두 제공합니다. 다음의 네 가지 인증 방식을 통해 모바일 앱이나 PC에서 정확하게 출퇴근을 기록할 수 있습니다.

1. 좌표 인증

좌표 인증 방식을 사용할 경우, 모바일 앱을 통해 출퇴근을 기록할 수 있습니다. 출퇴근 기록 시 회사가 설정한 근무지 반경 내에 도착하였는지 인증 시에만 순간적으로 위치정보가 이용되며, 시프티에 저장되거나 관리자에게 공유되지 않고 인증 후 즉시 폐기됩니다.

2. WiFi 인증

WiFi 인증 방식을 사용할 경우, 모바일 앱과 PC 웹을 통해 출퇴근을 기록할 수 있습니다. 관리자가 설정한 근무지 내 WiFi 주소에 연결된 경우에만 출퇴근을 기록할 수 있습니다.

3. 무인증

무인증 방식을 이용할 경우, 별도의 추가적인 인증 없이 어느 곳에서나 출퇴근기록이 가능합니다. 외근, 출장이 잦거나 재택근무를 시행중이라면 무인증 방식을 통해 장소의 제약 없이 출퇴근을 기록할 수 있습니다.

4. 세콤/캡스 근태관리, 출퇴근기록 연동

시프티는 기존에 사업장에서 사용하고 있는 세콤, ADT 캡스 등과의 근태관리 연동, 출퇴근기록 연동이 가능합니다. 다양한 사업장을 운영하는 경우, 사업장의 특성에 따라 출퇴근관리 방식이 상이할 수 있는데요.
연동을 통해 기존의 근태관리 시스템과 출퇴근기록기를 사용하면서 시프티 근태관리 솔루션을 병행해 함께 사용할 수 있으며, 누적된 출퇴근기록 데이터는 시프티에서 간편하게 확인할 수 있습니다.

정확도와 신뢰도를 높이는 근태관리 기능

시프티는 소규모 사업장부터 대기업까지, 규모에 관계없이 전사적으로 도입할 수 있는 통합 솔루션입니다. 시프티만의 서비스를 바탕으로 근태관리의 정확도와 신뢰도를 높여보세요.

✔️ 기기 설치 없이 관리 방식 통일

시프티는 불필요한 직원의 생체 정보 수집이나 사업장 내 기기 설치 필요 없이 개인의 모바일과 PC에서 출퇴근을 기록할 수 있어 경제적입니다. 사업장마다 다른 출퇴근관리 방식이 존재해 관리에 어려움이 있었다면, 시프티 도입을 통해 전사적으로 통일된 방식으로 출퇴근기록을 관리할 수 있습니다.