근로기준법 개정으로 근로자에게 임금명세서 교부가 의무화되었는데요. 회사에서 임금대장과 임금명세서를 어떻게 관리하고 계신가요? 인사담당자라면 반드시 알아야 할 기본적인 임금대장, 임금명세서 작성 및 관리 방법을 순서대로 알아봅시다.

임금명세서 교부를 위한 첫 번째 단계로 임금대장, 흔히 말하는 급여대장 작성이 필요합니다. 임금대장은 근로자에게 지급할 임금과 수당 등을 기록해 두는 장부인데요. 근로기준법 제48조에서는 임금대장을 아래와 같이 정의하고 있습니다.

💡 제48조(임금대장 및 임금명세서)
① 사용자는 각 사업장별로 임금대장을 작성하고 임금과 가족수당 계산의 기초가 되는 사항, 임금액, 그 밖에 대통령령으로 정하는 사항을 임금을 지급할 때마다 적어야 한다. <근로기준법 제 48조 제1항, 개정 2021. 5. 18.>

회사는 근로기준법에 따라 임금을 지급할 때마다 반드시 임금대장을 기록해야만 합니다. 임금대장은 수기 외에도 엑셀 등을 활용한 전자문서로 작성해도 되고, 직원들의 출퇴근기록, 근무시간과 같은 근태 내역을 기반으로 추출한 근로수당 내역을 시프티와 같은 전문 HR 솔루션을 이용해서 기록할 수도 있습니다.

회사에서 사용하고 있는 임금대장이 있다면 근로기준법 시행령에서 명시하고 있는 기재사항이 반드시 포함되어 있는지 확인합니다.

근로기준법 시행령 제27조 제1항에서는 임금대장에 다음과 같은 사항을 근로자 개인별로 작성해야 한다고 명시하고 있습니다. 임금대장의 구성 항목은 크게 직원정보, 근로정보, 과세소득, 비과세소득, 공제금액으로 나눠지고 각각의 항목들의 하위에 해당하는 세부 항목들을 기재하면 됩니다.

1. 성명
2. 생년월일, 사원번호 등 근로자를 특정할 수 있는 정보
3. 고용 연월일
4. 종사하는 업무
5. 임금 및 가족수당의 계산기초가 되는 사항
6. 근로일수
7. 근로시간수
8. 연장근로, 야간근로 또는 휴일근로를 시킨 경우에는 그 시간 수
9. 기본급, 수당, 그 밖의 임금의 내역별 금액(통화 외의 것으로 지급된 임금이 있는 경우에는 그 품명 및 수량과 평가총액)
10. 법령 또는 단체협약에 따라 임금의 일부를 공제한 경우에는 그 금액

💡 관련 아티클 함께 읽어보기
- 임금명세서 교부 의무화 개정 사항 알아보기
- 사업주 주목! 근로자 임금 지급 시 필수 확인 사항(feat.임금 지급의 4대 원칙)

임금대장 작성이 완료되었다면, 이제 개인별로 임금명세서를 작성해야 합니다. 임금명세서는 임금대장보다는 기재항목이 적지만, 근로자가 쉽게 임금 지급내역과 공제내역을 알아볼 수 있도록 세부 항목과 해당 내역의 산출방법을 안내하도록 근로기준법 시행령을 통해 규정하고 있습니다.

일반적으로 반드시 들어가는 항목들로 작성된 임금명세서로, 회사의 상황에 맞춰 항목을 가감할 수 있습니다.

임금명세서에 필수적으로 기재하여야 하는 사항은 다음과 같습니다.

1. 근로자를 특정할 수 있는 정보(성명, 생년월일 또는 사원번호 등, 반드시 주민등록번호를 기재하여야 하는 것은 아님. *단, 일용근로자의 경우 생년월일, 사원번호 등 근로자를 특정할 수 있는 정보를 별도로 기재하지 않아도 무방)
2. 임금지급일
3. 근로일수
4. 임금 총액
5. 총 근로시간 수 6. 연장근로, 야간근로 또는 휴일근로를 한 경우 그 시간 수 (상시근로자 4인 이하 사업장, 감시단속적 근로자의 경우 연장근로, 야간근로 또는 휴일근로 시간수를 별도로 기재하지 않아도 무방)
6. 기본급, 각종 수당, 상여금, 성과금, 그 밖의 임금의 항목별 금액
7. 각 항목별 계산방법 등 임금 총액을 계산하는 데 필요한 사항
8. 공제 항목별 금액과 총액

💡 제27조의2(임금명세서의 기재사항) 사용자는 법 제48조 제2항에 따른 임금명세서에 다음 각 호의 사항을 적어야 한다.

한가지 주의할 점은 임금명세서에 ‘계산방법’을 반드시 명시하여야 한다는 점입니다. 2021년 11월 19일 이후, 임금명세서 의무 교부화가 되면서 새롭게 추가된 부분인데요. 월급제 직원의 경우 근로계약서 상 기본급이 명시된 경우, 기본급의 계산방법을 작성하지 않아도 됩니다.

그러나 연장 및 야간, 휴일근로를 했다면, 연장 및 야간, 휴일 수당에 해당하는 지급액이 어떻게 계산되었는지 실제로 연장, 야간 및 휴일 근로한 시간수를 포함한 계산식을 급여명세서에서 작성하고 안내해야 합니다. 단, 복리후생비, 상여금을 지급하는 경우에는 계산 방법없이 금액만 기재해도 무방합니다.

매월 지급하는 임금및 격월 또는 부정기적으로 지급하는 임금(예. 명절상여금, 하계휴가비 등)도 기재.

법령이나 단체협약에 따라 임금의 일부를 공제하는 경우 그 항목과 금액을 기재.
근로소득세율, 사회보험요율은 계산방법을 기재하지 않아도 됨

시간급·일급, 연장·야간·휴일근로수당과 같이 출근일수‧시간 수 등에 따라 금액이 달라지는 임금항목은 계산 방법 작성.
예) 매월 10만원씩 고정적으로 지급되는 식대 : 기재할 필요 없음
근로일수에 따라 일당 7천원씩 지급되는 식대의 경우: ‘18일(근로일수)x7,000원’과 같이 작성

해당 월의 실제 근로한 연장·야간·휴일 근로시간 수, 통상시급, 가산율이 명시된 계산 방법으로 작성
예) 연장근로수당 288,000원 = 16시간 X 12,000원 X 1.5
상시 5인 미만 사업장의 경우 연장·야간·휴일근로에 대한 가산율을, 농수축산업, 감시·단속적 근로자의 경우 연장·휴일근로에 대하여 가산율을 기재하지 않아도 됨

연장(휴일)근로를 야간(오후 10시부터 다음 날 6시 사이)에 하는 경우 하나의 항목으로 작성할 수도 있고, 각각의 항목으로 나누어서 작성할 수도 있음.
예) 연장근로수당 96,000원 = 4시간 X 12,000원 X 2.0
예) 연장근로수당 72,000원 = 4시간 X 12,000원 X 1.5
야간근로수당 24,000원 = 4시간 X 12,000원 X 0.5

휴일근로수당은 하루 8시간을 기준으로 가산율을 달리 기재.
예) 휴일근로수당 144,000원 = 8시간 X 12,000원 X 1.5
휴일근로수당 192,000원 = (8시간 X 12,000원 X 1.5) + (2시간 X 12,000원 X 2.0)

개정된 근로기준법 규정에 따라 2021. 11. 19.부터 1인 이상의 근로자를 고용하는 사업주에게 ‘임금명세서 교부 의무화 제도’가 시행됩니다. 상시근로자 1인 이상을 고용하는 모든 사업장에 적용되고 근로자의 범위에는 일용근로자를 포함한 모든 근로자가 해당됩니다.

임금명세서를 교부하는 시기는 원칙적으로 임금을 지급할 때입니다. 사용자는 임금을 지급하는 때에 근로자에게 임금의 구성항목, 계산방법, 제43조 제1항에 따라 임금의 일부를 공제한 경우의 내역 등 대통령령으로 정하는 사항을 적은 임금명세서를 서면(전자문서 및 전자거래 기본법 제2조 제1호에 따른 전자문서 포함)으로 교부하여야 합니다.

또한, 사내 전산망이나 근태관리시스템 등 근로자가 개별적으로 접근해 열람하고 출력할 수 있는 곳에서 교부하여도 무방합니다.

정확한 근태 정산으로 급여정산까지 한 번에