많은 회사에서는 사장이나 관리자가 직원, 시간표를 편리하게 관리하고 급여를 처리하기 위해 각 매장의 POS 시스템을 통해 출퇴근기록 기능을 사용하고 있습니다.

다수 지점을 관리하고, 각 지점에 직원수가 많은 상점 또는 회사에서, 정교한 출퇴근관리 시스템은 관리자가 업무를 효율적으로 처리하도록 도와줍니다. 그러나 관리자들은 왜 출퇴근기록을 관리하기 위해 POS 머신을 사용하게 되었을까요?

그 첫 번째 이유는, POS 화면에서 바로 출퇴근 기록을 남길 수 있기 때문입니다. 그러나 저희가 방문하거나, 미팅을 가졌던 많은 관리자 또는 사업자들은 POS에서 제공한 근태관리 시스템을 사용하다 포기한 경우가 많습니다. 그 이유는 아래에서 더 자세히 설명하겠습니다.

둘째, POS 머신이 아닌 다른 방법의 근태관리는 별도의 비용과, 부담스러운 유지비용이 필요하기 때문입니다. 출퇴근기록을 위해 출퇴근 카드 방식을 이용할 경우, 기계를 구입하고 직원들이 사용할 수 있도록 충분한 출퇴근 카드를 비치해 두어야 합니다. 지문인식(생체인식) 출퇴근 기록기이 경우, 각 매장마다 설치해야 하는 번거로움과 더불어 높은 비용이 발생하고 유지 및 보수를 위해 많은 시간과 예산을 할당해야 합니다.

셋째, POS를 사용하는 대부분의 관리자들은 근태관리 시스템을 선택할 때 정확히 무엇을 고려해야 하는지 모르고 있습니다. POS 기계가 제공하는 근태관리 기능이 그 회사의 사업 운영에 적합한지 여부를 비교하거나, 평가하지 않은 채로 시스템을 도입합니다. 그리고 급여를 정산할 때가 되면, POS를 통한 출퇴근기록 시스템을 이용한 것이 큰 실수였음을 깨닫게 됩니다.

출퇴근을 하는데 있어 관리자의 큰 걱정은 근무시간이 정확하게 기록되는가, 그리고 믿을 수 있는가 입니다. 한 명의 직원이 POS기에 동료 사원의 번호를 입력하여 대리 출근해 줄 수 있다면 이미 이러한 시스템은 신뢰성을 상실하였다고 볼 수 있습니다.

비즈니스의 사장과 관리자는 항상 사업장과 관련된 다양한 데이터 및 기록을 확인하고자 합니다. 따라서 어디서든 실시간으로 매출 및 재고 상황을 확인할 수 있는 어플을 이용하시는 분들이 많습니다. 바로 스마트폰 앱이나 PC 브라우저로 언제 어디서든 이번 달 급여비를 예상하거나 실시간으로 오늘까지의 인건비 누적 현황을 확인할 수 있는 접근성 때문입니다. 그렇다면 POS를 출퇴근기록기 사용하는 관리자가 직원들로부터 누락된 출퇴근기록을 추가 / 편집 / 삭제해달라는 요청을 받거나 급여정산용 출퇴근기록을 추출하기 위해 항상 POS 기기가 있는 매장으로 가야한다고 상상해 보시기 바랍니다.

POS 시스템은 POS 업무와 관련하여 사용자 경험이 뛰어날 수 있습니다. 직원들의 근무표를 계획하고, 출퇴근기록을 관리하며, 급여를 처리하는 데 있어 POS 시스템은 사용자와 직원에게 보통 이상의 근태관리 사용자 경험을 제공할 필요가 없습니다. 사용자의 편의와 시간 절감을 위해 POS 근태관리의 타당성을 재점검 해보시기 바랍니다.

근태관리에 있어서 출근과 퇴근시간만 기록되면 모두 끝난다고 생각했다면 다시 생각해 보시기 바랍니다. 직원 근무표 계획은 한 달에 한두 번 이상 하는 작업으로 관리자 업무 시간의 상당 부분을 차지합니다. 근무일정, 출퇴근기록, 그리고 급여정산 이 세가지는 서로 매우 긴밀한 관계를 가지고 있습니다. POS 시스템에는 관리자의 필요에 맞는 정교한 스케줄러가 없다는 것을 기억하시기 바랍니다.

사장 혹은 관리자가 매장에 상주하며 모든 직원의 출석을 확인할 수는 있지만, 현실적으로 거의 불가능합니다. 오픈부터 마감까지 원활하게 운영되어야 하는 매장에서 직원의 지각이나 결근은 심각한 고객 만족도 저하로 이어질 수 있습니다. 직원들의 출퇴근과 지각에 대한 알림을 즉시 받아볼 수 있다면 아파서 결근하거나 지각한 직원으로 인한 인력 부족을 막을 수 있습니다. 당신은 전자입니까? 혹은 후자입니까?

여러 매장을 보유하고 각 지점의 관리자가 본사에 보고하도록 하는 기업에서 POS 출퇴근기록기를 이용하는 경우, 출석 / 급여 확정 절차는 다음과 같습니다.:

1. 지점 관리자는 POS 에서 출퇴근기록을 추출하고 마감합니다;
2. 그 기록을 결재받기 위해 본사 담당자에게 이메일로 보냅니다;
3. 확정 후, 본사 또는 지점 관리자가 급여를 정산합니다.

이러한 종류의 업무 환경에는 누가 확정할 수 있고 누가 마감하여 보고해야 하는지 구분하는 액세스 권한이 필요합니다.

정리하자면, 많은 POS 머신에는 근태관리 시스템이 내장되어 있지만 출퇴근기록 기능은 POS 회사의 사업 측면에서 주요 분야가 아닙니다. 간단히 말해, POS의 근태 시스템은 근태관리에 관해 정교한 역할을 수행할 수 없습니다. POS는 POS 본연의 역할을 제대로 수행할 수 있기만 하면 됩니다.

비즈니스에 매장이 하나가 있든 수백 개가 있든 상관없이 직원 근무일정 및 출퇴근기록을 관리 할 수 있는 올바른 시스템을 선택하면 많은 시간과 노력을 절약할 수 있으며 그 시간으로 다른 중요한 업무에 집중할 수 있습니다. 사업 운영에 적합한 직원 스케줄러 및 출퇴근기록 시스템은 위의 모든 문제를 해결하고 더 효율적인 직원 관리 방식을 제시합니다. 기존 업무를 더 효율적으로 처리할 수 있는 방법론과 도구들이 매일 등장하고 있으며 우리는 이를 적극 활용하여 효율성을 극대화해야 합니다.

시프티는 모바일과 웹을 통해 직원들의 스케줄, 출퇴근기록, 그리고 급여정산 업무를 한 플랫폼 내에서 처리할 수 있도록 합니다. 총괄관리자와 지점관리자가 각각 차별화된 액세스 권한으로 자신에게 적합한 권한의 업무만 수행할 수 있어 더 체계적이고 효율적인 운영을 할 수 있어 수많은 지점을 운영하는 중소기업에서부터 대기업까지도 효율적으로 사용할 수 있습니다.

• 가볍고 접근성이 높습니다. 직원의 스마트폰을 출퇴근기록 체크포인트로 사용하는 것에 대한 이점은 하나의 기계에 의존하지 않아도 된다는 것입니다. 기존 출퇴근기록 장치가 오작동하는 경우 어떻게 해야 하나요? 망가지면 어떡하나요? 시프티의 모바일앱과 관리자용 PC버전을 이용하면 관리자와 직원은 언제 어디서나 일정 및 시간표를 확인할 수 있습니다. (관리 권한은 지점관리자 이상의 액세스 권한에게 있습니다.)

• 직원 근무일정 스케줄러와 및 실시간 알림을 이용할 수 있습니다. 누군가가 늦은 경우 매니저는 즉시 다른 직원에게 근무를 요청하거나 직접 매장 일을 도울 수 있습니다. 또한 근무일정 스케줄러를 이용하여 비즈니스의 운영상 요구 사항에 맞게 이용할 수 있습니다.

• 직원들의 부정 출퇴근을 방지합니다. 직원의 스마트 폰을 출퇴근 체크 포인트로 사용하면, 출퇴근 시 직원의 근무지를 인증(Wi-Fi 또는 GPS 기반)하고 시스템 프로필에 등록 된 직원의 기기가 맞는지 확인 후 출퇴근을 인정해줍니다.

• 언제 어디서나 직원들의 스케줄 및 근태 관리가 가능합니다. 시프티는 본사에서도 모든 지점 관리가 가능하며 본사 인사 또는 급여 담당자는 전 지점의 근무일정과 출퇴근기록을 확정하고 급여정산도 할 수 있습니다.

매장을 운영하는 것만으로도 많은 관리자들은 이미 충분한 어려움을 가지고 있습니다. 관리자께서는 직원 근태관리로 낭비하는 시간을 절약하여, 사업을 성장시키고 시장 점유율을 확대하는 데에 시간을 쓰고 고객에게 집중하시기 바랍니다. 직원 근무일정과 출퇴근기록 때문에 많은 시간을 낭비해서는 안됩니다. 좋은 근태 시스템을 도입하여 시간을 절약하고 매끄러운 직원운용을 이루기 바랍니다.