주 52시간 초과, 미사용 연차 촉진, 출퇴근 기록 누락 등 인사담당자가 관리해야 하는 근태 데이터는 참 다양합니다. 조직의 규모가 커질수록 관리 대상자를 추적하는 것조차 어려워지기도 합니다.

근태관리뿐 일까요? 변경된 거리 두기 지침이나 사내 규칙 등 구성원들에게 공지해야 하는 일도 자주 발생하죠. 그러나, 각 구성원들이 공지를 확인했는지 수신 여부를 확인하기 어렵고 이는 인력 관리 시스템의 구멍으로 이어지기도 합니다.

그렇다면, 근태 관리가 필요한 대상자를 찾아 바로 메시지와 알림을 보낼 수 있게 된다면 어떨까요?
사내 공지부터 근태 관리까지 시프티를 통한 인력 관리를 더욱 강력하게 해줄 메시지 기능을 소개합니다.

시프티 메시지 기능은 관리자가 직원들에게 전송하고자 하는 내용을 커스텀화하여 전송할 수 있는 기능입니다.

관리자는 메시지 템플릿으로 원하는 메시지 양식을 만들 수 있습니다.
변수 매핑을 통해 직원 정보, 리포트 스냅샷 같은 시프티 내 다양한 근태 데이터를 활용하여 메시지를 전송할 수도 있습니다.

자세한 가이드 확인하기: 메시지 템플릿 생성하기

미리 작성된 메시지 템플릿을 활용하여 직원에게 메시지를 전송할 수 있습니다.
직원을 검색하여 선택할 수도 있고, 시프티에서 제공하는 메시지 대상을 통해 조건에 맞는 직원에게 메시지를 보낼 수도 있습니다. 원하는 직원을 선택했다면, 메시지를 전송합니다.

직원은 시프티 웹과 모바일앱을 통해서 관리자가 전송한 메시지를 확인할 수 있습니다.
모바일앱은 푸시 알람도 가니 중요한 공지라면 바로 확인이 가능하겠죠?

메시지를 확인했다면, 직원은 “확인” 버튼을 눌러 관리자에게 메시지를 확인했음을 전달할 수 있습니다. 별도 전달사항이 있다면 "노트"를 통해 간단한 메모를 관리자에게 전달할 수도 있죠.

관리자는 메시지 관리 페이지에서 누가 메시지를 읽었는지, 전달사항과 함께 한 눈에 확인할 수 있습니다.

대표적인 활용 사례를 통해 다른 회사들은 시프티 메시지 기능을 어떻게 활용하고 있는지 살펴보겠습니다.

휴무일 안내, 근태 마감일 안내 등 사내 공지사항을 전사 구성원들에게 보낼 수 있습니다.

1. 메시지 템플릿을 이용해 공지사항을 작성합니다.
   
2. 메시지 전송 시, 특정 구성원을 선택하거나, "모두 선택"하여 전사 공지를 진행할 수 있습니다.
   
3. 누가 언제 확인했는지 추적이 가능하며, 언제 어떤 공지가 나갔는지 한 곳에 모아 볼 수 있습니다.

자세한 가이드 확인하기: 메시지 사용 사례 ① 사내 공지사항

근로시간이 52시간을 초과한 직원들에게 알림을 보내고자 하는 경우 이렇게 메시지 기능을 활용할 수 있습니다.

1. 52시간 초과자에게 전달할 메시지 템플릿을 작성합니다.
   
2. 메시지 전송 시, 메시지 대상 > “리포트 항목 초과 직원들” 을 선택한 후 원하는 리포트 항목을 선택하여 조건을 완성합니다. 아래의 경우 출퇴근기록 기반 근로시간이 52시간을 초과한 직원이 모두 메시지 대상으로 선택됩니다.
   

메시지에서 리포트 데이터를 활용하고자 하는 경우, 사전에 리포트 스냅샷을 추가해 주세요.

매년 너무 복잡했던 연차 촉진도 메시지 기능을 활용하면 쉽게 할 수 있습니다.

1. 메시지 템플릿을 작성합니다. 휴가 발생 기간, 총 연차 일수, 사용 연차 일수, 잔여 연차 일수 등 직원별 휴가 데이터를 메시지에 담아 전송할 수 있습니다.
   
2. 메시지 전송하기 페이지에서 "휴가 촉진이 필요한 직원들"을 선택한 후 연차 휴가 그룹을 선택하고, 잔여 휴가 일수를 계산하는데 기준이 되는 "기준 일자"를 선택합니다.
   

가장 보편적인 1/1-12/31 회계연도 기준 연차로 예를 들면, 모두의 휴가가 만료되는 "2022/12/31"을 기준 일자로 선택합니다.
해당 일자 기준으로 아직 사용하지 않은 연차가 있는 직원을 대상으로 연차 촉진을 시행할 수 있습니다.

회계연도가 아닌 직원의 입사일 기준으로 연차를 관리하고 계시다면, 조금만 더 기다려주세요! 곧 기능이 업데이트 될 예정입니다.

그 외, 다양한 활용 예시가 있습니다. 자세한 활용 방법은 헬프아티클을 통해 확인하실 수 있습니다.

• 근무일정/휴가 미등록 직원들 : 선택적 근로시간제와 같은 유연근무제를 운영하는 경우, 다음달 근무일정을 아직 생성하지 않은 직원에게 리마인드를 보낼 수 있습니다.
  메시지 사용 사례 ② 근태 관련 알림

• 요청 미승인 직원들 : 근태 마감일 전, 혹시라도 직원의 요청을 확인하지 못한 관리자가 있다면 메시지 대상 > “요청 미승인 직원들” 을 이용해 대기중 요청이 있는 관리자들에게 알림을 보낼 수 있습니다.
  메시지 사용 사례 ③ 미승인 요청 알림

사내 공지부터 연차 촉진까지 가능하게 하는 메시지 기능을 소개해드렸습니다.
위에 소개된 예시가 아니더라도, 시프티의 각종 근태 데이터를 활용하여 회사의 필요에 맞게 메시지를 사용하실 수 있습니다.

통합 인력관리를 제공하는 시프티의 다양한 기능을 확인한 후 메시지 기능을 더욱 다채롭게 활용해보세요. 제품에 대한 피드백이 있으시다면, 언제나 편하게 앱 내 피드백 보내기 혹은 support@shiftee.io 로 전달 부탁드립니다.

시프티의 통합된 근태관리 기능 살펴보기